Certify destaca que existe la percepción de que solo las grandes empresas cuentan con políticas de gestión de gastos de viaje y de herramientas automáticas para gestionarlos. Sin embargo, el estudio pone de manifiesto que, en el caso de las políticas de gestión de gasto, un 91% de las grandes empresas cuenta con ellas, y un 81% de las medianas y 68% de las pequeñas también.
La automatización de la gestión de los gastos de viaje va en aumento
Por su parte, las empresas cuentan con diferentes medios para gestionar los viajes corporativos, entre ellos, soluciones web (Captio, Concur, IBM), utilizadas por el 34% de las empresas; hojas de cálculo (33%); sistemas de planificación de recursos —los llamados ERP, como Oracle o SAP— (17%); o el papel y el bolígrafo (10%). Aquí la diferencia en función del tamaño de la empresa es mayor, pero la automatización no es exclusiva de las grandes empresas, que utilizan un 39% las soluciones web y un 32% los sistemas ERP. En el caso de las medianas empresa, un 39% utiliza soluciones web y un 10% sistemas ERP. Las pequeñas empresas usan soluciones web en un 28% de los casos y sistemas ERP en un 12%.
La automatización de la gestión de los gastos de viaje va en aumento y a una velocidad más rápida entre las pequeñas empresas. En general, un 23% de las compañías prevé mejorar su gestión con una solución web o un cambio de proveedor. Asimismo, el 77% de las empresas que prevén cambiar su gestión por una solución automática lo harán en los próximos 12 meses, aunque las pequeñas empresas serán más rápidas y lo harán en los próximos seis meses (86%).
Beneficios de la automatización
Los motivos por los que las empresas están apostando por la automatización de la gestión de los gastos de viajes son varios. En primer lugar, por la simplificación de los procesos de gestión (85%), que permite, a su vez, un ahorro de tiempo para los empleados y una mayor productividad de su trabajo. También las empresas destacan como motivos la mejora del cumplimiento de las políticas de viajes corporativas (49%), la mejora del análisis de los gastos de viaje y representación (41%), disponer de un sistema de gastos accesible desde cualquier parte del mundo (40%), integrar los múltiples sistemas de finanzas y recursos humanos en una plataforma (36%) y proceder más rápido a los reembolsos de los viajeros (31%).
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