La importancia de la negociación
Una parte importante del trabajo de travel manager está ligado a la negociación con los proveedores. Esto podrá afectar de forma indiscutible el gasto en viajes corporativos, pero también tendrá una incidencia importante en la satisfacción de los viajeros, la calidad de su entorno para poder desarrollar su trabajo, etc.
Tener información de calidad es importante en cualquier negociación, y en este caso todavía más. Conseguir una tarifa muy reducida no representará siempre un ahorro para la empresa, sino que incluso puede darse el caso contrario. Si la rebaja del presupuesto se hace en detrimento de otros factores, como servicios adicionales, se puede dar el caso de tener que contratar estos servicios a parte, suponiendo un gasto extra que puede ser más elevado que la rebaja conseguida en la tarifa. Es el caso por ejemplo de la conexión a Internet, comida y/o bebidas incluidas en el hotel, incluso hoteles o aeropuertos alejados del lugar de reunión, cosa que significará transporte adicional.
Por eso, el travel manager tiene que ser muy consciente de qué negocia, de las necesidades reales de los trabajadores a los que da servicio: qué necesitan y qué no en su día a día.
Ten buen trato
Nunca hay que perder de vista que el trabajo de un travel manager tiene mucha incidencia en la vida de los trabajadores a los que da servicio, a nivel profesional pero incluso a nivel personal. Por eso es normal que puedan surgir tensiones en ciertos momentos. Tener buen trato, ser empático, agradable, facilitará mucho el día a día del gestor de viajes de empresa.
Incluso en la negociación con los proveedores, un buen trato, cálido más allá de la simple relación comercial estipulada puede ser muy beneficiosa. Al fin y al cabo, los proveedores son, o pueden llegar a ser, aliados del travel manager, que pueden ayudarle a lograr una mejor gestión.
Formación continua
El sector de los viajes corporativos cambia mucho, y muy rápido. Surgen nuevas tendencias, nuevas herramientas para el ahorro en la gestión de gastos de viajes de empresa, nuevas necesidades… Lo que hoy sirve puede estar desfasado mañana, y es bien sabido que los procesos anticuados muy a menudo suponen más gastos, más recursos y menos eficiencia.
Así que es vital trabajar en la formación, no darlo todo por sentado, ser curioso de las novedades del sector, etc.
Tener un plan B
Tanto para la gestión de presupuestos como para la gestión de personas, tener los viajes preparados con antelación tiene muchos beneficios: mejores tarifas, más facilidad para la negociación, mejor organización de las agendas de los viajeros, menos impacto en su vida personal, etc. Pero los imprevistos suceden, y en este ámbito suceden a menudo. Una reunión que se cancela, un evento que cambia de fecha, una visita de última hora…
Es mejor optar por la flexibilidad con los proveedores, como transporte o alojamientos, que permiten cancelaciones de última hora o cambios de fechas. Tampoco está de más tener la vista puesta en otros proveedores por si el que hemos elegido no puede ajustarse a estos cambios de último momento.
A nivel de Recursos Humanos, mantener una buena comunicación con los empleados en movilidad es importante. Ya sea en la oficina o durante un viaje en la otra punta del mundo, tiene que haber comunicación bidireccional en todo momento, para que tanto el trabajador como el travel manager puedan estar al tanto de los cambios de agenda, de la organización, etc.
En este sentido, hay situaciones que van más allá de los contratiempos comerciales y que podríamos definir como crisis: un temporal, huelgas de última hora en el transporte, inestabilidad sociopolítica… En estos casos, lo correcto y necesario es tener preparado un plan de crisis, que especifique las posibles crisis con las que se pueden encontrar los viajeros, cómo tienen que reaccionar, repartimiento de responsabilidades y de tareas, etc.
Más información en la guía ‘Cómo maximizar el ROI de tus viajes de empresa’.
