El deseo y la disposición de viajar ha alcanzado el pico máximo. A nivel global, los viajeros de negocios -un 96% según el último estudio de SAP Concur- están reclamando a las empresas la necesidad de retomar los viajes. Entre las ventajas que señalan está conocer nuevos lugares o culturas (44%), salir a cenas y eventos (39%), desconectar de la rutina diaria (34%) o fomentar el networking (46%) y la productividad que suponen las reuniones presenciales (41%).
Sin embargo, la inestabilidad económica actual, generada por la situación geopolítica del momento, está acentuando la necesidad de implantar ciertas decisiones non gratas por parte de las empresas, especialmente en lo que se refiere a recursos y a su eficiencia empresarial. Los travel managers se enfrentan a un nuevo reto de cómo organizar los departamentos y buscar otras alternativas de ahorro.
Gastos excesivos producidos por errores
Aunque invertir en tecnologías inteligentes puede suponer al principio un cierto coste, su capacidad de infundir eficiencias de costes y tiempo se ve de forma eficiente a largo plazo, frente a hacerlo de forma manual.
La tecnología puede conseguir extraer automáticamente los cargos individuales de los proveedores de tarjetas de crédito, así como integrar los cargos y recibos directamente de hoteles, aerolíneas y empresas de alquiler de coches. Como resultado, estos justificantes, procedentes de vuelos, alojamientos o alquileres, que se introducen directamente en los informes de gastos, minimizan los errores, al igual que la posibilidad de que los viajeros saquen fotos de los recibos y carguen automáticamente sus datos.
Aplicación de políticas efectivas
Las políticas de gastos tienen que estar en consonancia con la cultura de la empresa o, de lo contrario, podrían fracasar. Como es muy poco probable que una política se adapte a todos los empleados, el departamento financiero debe ser realista sobre cómo podrían aplicar dichas políticas en la práctica, considerando ser flexibles en el enfoque de la gestión de gastos.
Para negociar las tarifas, hay que hacer un seguimiento de los gastos con cada proveedor
De acuerdo con un estudio realizado por SAP Concur sobre fraude en los gastos, sólo 1 de cada 3 empleados (35 %) afirma que la política de viajes y gastos de su empresa está bien ajustada y repartida de forma equitativa. Algunas plataformas de gestión de gastos permiten flexibilizar las políticas, creando múltiples versiones dentro del sistema que pueden aplicarse a distintos empleados en función de su situación personal, departamentos y oficinas. Una vez establecidas estas políticas, también es importante seguir comprobando si continúan siendo adecuadas para la plantilla a medida que pasa el tiempo. Las auditorías automatizadas de forma periódica son el mejor camino para obtener una visibilidad completa y precisa.
Transparencia en las políticas de gastos
Es importante asegurarse de que los objetivos en torno a los gastos de los empleados están claros y se reiteren con regularidad. A menudo, los gastos excesivos pueden deberse a un desconocimiento del empleado. Por eso, cuanto más claro sea el presupuesto, más probabilidades habrá, por parte de la plantilla, de trabajar dentro de las políticas de gastos establecidas.
Sin embargo, la realidad es que sólo 1 de cada 3 empleados afirma que la política de gastos de viaje de su empresa es fácil y comprensible de entender, y son ellos mismos los que van comprobando si su empresa cambia y actualiza su política cada cierto tiempo, con el objetivo de evitar realizar algún tipo de fraude de manera inconsciente. Por ello, la importancia de facilitar las reservas de viajes es más que necesaria.
Racionalizar la recuperación del IVA
Son varias las empresas que aún siguen sin reclamar el IVA, a pesar de que pierden mucho dinero por ello. Esto podría deberse a herramientas ineficientes y al hecho de que procesar las reclamaciones de IVA -y garantizar su cumplimiento- puede llegar a ser una tarea muy compleja. Por eso, utilizar una solución que elimine la necesidad de que las empresas gestionen manualmente sus reclamaciones de IVA, puede originar un importante ahorro en tiempo y dinero, minimizando así los problemas de cumplimiento.
Datos para negociar las tarifas
La rebaja de precios supone un ahorro real. Pero, para negociar las tarifas, hay que hacer un seguimiento de los gastos con cada proveedor. Sin las herramientas adecuadas para clasificar los datos de gastos incoherentes, procedentes de las tarjetas de crédito y otras fuentes, esta tarea podría ser muy ardua. Además, cuando los empleados reservan fuera del sistema aprobado, es posible que esos gastos ni siquiera se registren. Por eso, es importante armonizar los datos de gastos generados por los portales de reserva, para poder conseguir los mejores precios.
Noticias relacionadas
