Aenor ha desarrollado este documento a raíz del protocolo elaborado y validado por el Ministerio de Sanidad por el Grupo de trabajo impulsado por el Instituto para la Calidad Turística Española (ICTE) en colaboración con las asociaciones AFE, APCE, Foro MICE, CEAV y el Spain Convention Bureau, las Comunidades autónomas, la FEMP y organizaciones y empresas del Sector, y consensuado con la Asociación Española de Servicios de Prevención Laboral (AESPLA), PRLInnovación, y con los sindicatos CCOO y UGT.
Con carácter general, refleja medidas de higiene personal, limpieza y desinfección de las instalaciones, distanciamiento físico entre personas y reducción de aforos
La norma, que se dirige específicamente, entre otros agentes del Sector, a las agencias de eventos, agencias de viajes, organizadores profesionales de congresos (OPC), destination management companies (DMC), Conventions Bureau, palacios de congresos, recintos feriales y organizadores feriales, sitúa al organizador como responsable de la gestión del riesgo, «liderando la implementación sistemática de medidas dirigidas a minimizarlo». Así será responsable de definir, implantar y ejecutar todas las medidas necesarias, así como hacerlas cumplir entre todos lo proveedores que intervengan en la celebración del evento.
El documento, en general, señala que todas las actuaciones seguirán las directrices de autoridades sanitarias y estarán supeditadas a la normativa vigente en cada caso. En cualquier caso, destacan, con carácter general, las medidas de higiene personal, la limpieza y desinfección de las instalaciones, el distanciamiento físico entre personas y la reducción de aforos. Además, hace hincapié, además de en la implantación de las medidas, en la información, comunicación y formación sobre las mismas en toda la cadena de valor del evento.
Distintos ámbitos del evento
Asimismo, la norma, al igual que refleja el ‘Manual de recomendaciones para el desarrollo operativo de reuniones presenciales post-Covid-19 en España‘ iniciativa de OPC Madrid detalla algunas medidas para distintos ámbitos de un evento, por ejemplo, en la gestión del tráfico de personas en el acceso y salida del espacio; el control de accesos, registro, inscripciones y secretaría técnica; mecanismos para la gestión de aforos; servicios audiovisuales; gestión de comunicaciones, ponencias y presentaciones; equipos de traducción simultánea; salas; zona de networking; servicio de catering; guardarropa; aseos; y aparcamiento y transporte.
Esta Especificación UNE complementa las normas UNE sectoriales existentes en materia de calidad turística: UNE 187004:2008, sobre palacios de congresos; UNE 187005:2009, sobre Conventions Bureau; UNE 189001:2011, sobre servicios turísticos de intermediación; y UNE 189002:2012, sobre servicio de azafatas y personal de acogida y apoyo a la organización. En cualquier caso, Desde Aenor señalan que esta nueva Especificación UNE puede implementarse de forma independiente.
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