El objetivo de este proyecto es garantizar, en la medida de lo posible, la salud y seguridad, tanto de los trabajadores como de los asistentes en los eventos, así como contribuir desde la industria a la contención del Covid-19 y otro tipo de virus similares. Las medidas tienen que ver generalmente con cuestiones de aforo, distanciamiento e higiene.
El manual se ha dividido en 12 áreas diferentes. La primera de ellas tiene que ver con la secretaría técnica, se recomienda un distanciamiento de dos metros entre los puestos de atención a los asistentes y el uso de mamparas de protección; distanciamiento de espera entre asistentes marcado en el suelo o mediante señalética vertical; envío de acreditaciones online; entrega de documentación digital; y realizar un control de temperatura en los accesos (conviene tener preparado un protocolo sanitario).
Asimismo, para mantener las medidas de higiene necesarias, se recomienda facilitar puntos dispensadores de gel limpiador en los accesos a la sede, las entradas a las salas de reunión, zonas comunes y baños; aumentar la limpieza continua así como la desinfección en los espacios comunes, con especial atención a tiradores, pasamanos o mamparas; y establecer una recogida selectiva de residuos de tipo higiénico en zonas comunes, aseos y salida del recinto. También se recomienda la adquisición de equipamiento de protección individual (mascarillas) para los asistentes y los trabajadores del evento.
La reducción de aforo fomenta el desarrollo de eventos híbridos
Otra de las cuestiones importantes es el aforo de las salas, que se verá reducido en función de las indicaciones de las autoridades. En este sentido, se recomienda la instalación de contadores de aforo automáticos en los accesos para que no se sobrepase en ningún caso el número máximo de asistentes y establecer circuitos distintos para la salida y la entrada de personas. Además, en las exposiciones de los congresos o eventos corporativos podrían establecerse pasillos de ida y de vuelta o pasillos de mayor anchura con doble dirección, separados por marcadores. La reducción de aforo fomenta el desarrollo de eventos híbridos con retransmisiones en directo, pero aumentando el valor de los eventos, por ejemplo, con contenidos especiales y exclusivos.
Los audiovisuales también son un aspecto a tener en cuenta. En este ámbito se recomienda generar una escaleta de montaje, ensayo y desmontaje, para evitar en lo posible el contacto personal durante las distintas fases del evento; crear un canal de comunicación entre cliente y técnicos; promover la entrega de material audiovisual mediante mail o la nube; y guardar una distancia mínima de dos metros entre los técnicos y los asistentes. También se desaconseja el uso de atriles fijos para evitar contagios, pero si fuera imprescindible, deberá activarse un protocolo de limpieza y desinfección entre ponentes. Igualmente, pasaría con los pasadores de diapositivas inalámbricos y, en el caso de la microfonía, disponer de esponjas individuales para cada ponente o un micrófono para su uso individual. Los sistemas de traducción simultánea o de votación se pueden realizar mediante el uso de apps.
La restauración
En cuanto a los servicios de restauración, se recomienda limitar el aforo hasta los dos tercios de capacidad de la sala en el caso de que los servicios se presten de pie; y si el desarrollo del servicio es sentado, se recomienda el distanciamiento entre mesas de al menos dos metros y mantener la distancia entre comensales por mesa pudiendo resultar una reducción de la capacidad a la mitad. Y en cuanto a la presentación de los alimentos, como norma general, se recomienda que se presenten en formato individual.
Para eventos al aire libre, además de seguir las recomendaciones generales para los eventos en interior, se recomienda hacer uso de carpas o de instalaciones temporales para la adecuación de los espacios o incluso para el desarrollo de anexos sanitarios a los eventos que permitan un fácil aislamiento y atención médica o incluso labores de desinfección de materiales y mercancías.
Respecto al transporte y los servicios de traslados, se recomienda, como norma general, que mientras dure el tiempo de peligro de contagio se priorice el transporte privado para los asistentes. En este sentido, ante el previsible incremento del tráfico privado, se aconseja habilitar espacios suficientes, adecuados y vigilados para el aparcamiento de los vehículos privados, la coordinación de la señalización adecuada de acceso y distribución ordenada de los vehículos mediante personal auxiliar. Asimismo, cuando se requiera el uso de autobuses para transporte discrecional de pasajeros, se aconseja la subida y bajada de viajeros por la puerta trasera, manteniendo siempre una distancia mínima de un metro entre pasajeros; y la ocupación máxima del vehículo se reducirá en un 50% para mantener el distanciamiento recomendado, quedando al menos un asiento libre entre los pasajeros.
El personal auxiliar
Por otro lado, todo el personal auxiliar que participe en un evento (azafatas, fotógrafos, intérpretes…) tendrán que poner en práctica las medidas de distanciamiento y salubridad recomendadas y el uso de equipamiento de protección individual acorde a su puesto de trabajo para preservar su seguridad y la del resto de asistentes. Además, deberán contar con la adecuada formación en la prevención de riesgos para la salud, tanto anterior como posterior a la declaración de la pandemia originada por el Covid-19.
En cuanto a los servicios de alojamiento, se recomienda realizar auto-checking mediante apps y front desk automáticos, tomar el desayuno en la habitación, que los minibares estén vacíos y la reorganización de los espacios comunes para respetar así las necesarias medidas de distanciamiento entre personas.
Otro aspecto que destaca el manual es fomentar el asociacionismo en el Sector, ya que es una herramienta que permite la unión e interacción con otras empresas del mismo ámbito, con problemáticas y soluciones comunes. Finalmente, el manual recomienda potenciar las acciones de RSC y no olvidarse de seguir apostando por la sostenibilidad.
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