Los viajes de negocios generan un importante gasto en las empresas, que intentan controlar con políticas de viajes y herramientas tecnológicas. Además, existe una variable que, en muchas ocasiones, es difícil de detectar, que es el fraude interno en los gastos de los desplazamientos. Según un estudio de Captio, las empresas europeas pierden una media de 62.754,51 euros anuales por esta razón.
La plataforma de gestión de gastos de viajes de empresa ha analizado una muestra de 1.396.087 gastos de desplazamientos profesionales recogidos en las hojas de gastos reportadas por 130 empresas durante el año 2017 y que corresponden a 10.089 trabajadores en movilidad. El 77% de las empresas consultadas tiene configuradas diferentes alertas para detectar el fraude interno (91,5% en 2016).
Teniendo en cuenta los casi 1,4 millones de gastos analizados en el estudio, el 12% de los mismos son potencialmente fraudulentos por no cumplir con las políticas establecidas por las empresas. El porcentaje es el mismo que el obtenido en el informe realizado el año anterior. Por otro lado, en función del tamaño de las empresas, en las pequeñas (menos de 50 trabajadores) se ha producido un 18% de fraude; en las medianas (entre 51 y 250 trabajadores), un 12%; y en las grandes (más de 251 trabajadores), un 12%.
El coste medio del fraude por empleado asciende a 709,142 euros
En cuanto a los tipos de fraudes detectados, destacan el pasar gastos antiguos (32%), pasar el mismo tique varias veces (30%), superar el importe máximo autorizado por gasto (12%), efectuar gastos en fin de semana (8%), faltar el justificante del gasto (7%) y editar la información del justificante (7%).
Este fraude tiene como consecuencia directa el coste económico para las empresas, que en la muestra analizada asciende a 8.158.085,92 euros, lo que hace una media de 62.754,51 euros anuales por empresa. En comparación con el informe del año anterior, el coste económico del fraude es 1,16 millones de euros superior. El coste medio del fraude por empleado, que asciende a 709,142 euros anuales en 2017, es un 1,38% superior al de 2016 (699,74 euros). El fraude también tiene consecuencias que no son económicas, según Captio, como la pérdida de competitividad de la empresa, la dificultad en la toma de decisiones, el empeoramiento del clima laboral, y el perjuicio en la reputación de la empresa.
Medidas de control
Para paliar todas estas consecuencias, Captio expone una serie de medidas e iniciativas que las empresas pueden implementar. En primer lugar, establecer un marco normativo para definir, entre otras cosas, qué es el fraude interno y qué no, y el comportamiento que se espera de los miembros de la empresa. En segundo lugar, implementar herramientas tecnológicas específicas para la detección y prevención del fraude. También, establecer un plan de formación para concienciar y alinear con las políticas de empresa a todos los integrantes de la misma. En cuarto lugar, realizar auditorías para detectar fraudes internos que se hayan dado en el pasado. Además, es bueno establecer un buen clima laboral en el que no haya injusticias que puedan ser compensadas posteriormente por algún trabajador con un fraude en el gasto.
Por otro lado, establecer canales de denuncia adecuados y anónimos para proteger a los trabajadores que denuncien un fraude. Otra de las iniciativas es concienciar a todos los estratos de la empresa en el cumplimiento de las políticas de gastos y evitar el fraude interno. Y por último, Captio señala que cuando todo el control recae sobre una misma persona, aumenta la posibilidad de que se cometa un fraude interno. Por esta razón, para minimizar los riesgos se pueden segregar estas funciones.
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