1. Realiza una planificación anual de los viajes previstos. Tener una visión global te dará una idea inicial de cuánto tendrás que invertir anualmente. Este paso es fundamental para los siguientes consejos que te vamos a sugerir, aunque siempre deberías dejar cierto margen para imprevistos y reuniones que surjan a lo largo del año.
2. Determina los objetivos de cada una de las reuniones. Saber lo quieres conseguir con cada uno de los viajes de negocio te ayudará a limitar el número de asistentes y, por lo tanto, ajustar los gastos.
3. Agrupa las reuniones al máximo. Tener una visión global te permitirá ajustar el número de business travel. Si sabes que el departamento “A” de tu empresa visitará un país en mayo y el departamento “B” lo hará en julio, quizás podrías agrupar ambos en un solo viaje y obtener tarifas más ventajosas.
4. Anticípate, busca y compara las mejores tarifas. A veces encontrarás precios más bajos si reservas vuelos y habitaciones por Internet. Sin embargo, en ocasiones las agencias de viajes disponen de tarifas especiales. Una vez más, llevar a cabo estas tareas con antelación puede ser vital.
5. Establece acuerdos con líneas aéreas o cadenas hoteleras. Si a lo largo del año tu empresa desplaza a gran número de empleados, quizás puedas establecer algún acuerdo de colaboración con aerolíneas y hoteles.
6. Saca provecho a los clubs de fidelidad. Las aerolíneas ofrecen millas, las tarjetas de crédito, puntos. A veces conseguirás precios más bajos, en otras ocasiones disfrutarás de ventajas en siguientes viajes o incluso mejores prestaciones por un precio similar.
7. Reduce el número de proveedores. Los hoteles ofrecen numerosos servicios y si puedes evitar contratar otro tipo de empresas, mejor. Centralizar los gastos siempre da buenos resultados.
8. Utiliza la tecnología. Aplicaciones como la de Captio te ayudan a delimitar los costes en función de categorías y a reducir tiempos de gestión y administración. También evitarás el riesgo de perder tiques y papeles.
9. Establece cuál es el gasto medio por viaje y compártelo con tus compañeros y empleados. Es muy importante que conozcan a cuánto asciende cada uno de los viajes para que tomen conciencia de lo que suponen. También puedes ofrecer pequeños incentivos a los empleados más ahorradores. En España, la Seguridad Social comenzó a informar a los pacientes del presupuesto al que habría ascendido su operación o tratamiento en la sanidad privada.
10. Finalmente, procura delegar. No es lo mismo organizar un viaje para un Director General que para un técnico.
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