Un equipo de trabajo de 16 personas, entre profesionales de compras, event managers y agencias, y más de 10 reuniones, a lo largo de año y medio, han culminado en un gran documento de consenso. Lydia Azabal, responsable de Marketing en Prosegur Seguridad; Fernando Alonso, Events & Sponsorships Expert en Pernod Ricard España; Juan Manuel Blanco, del departamento de Compras de FCC Servicios Ciudadanos, y Andrés Virto, director de Madison Agency, han expuesto los puntos clave de la guía.
Los presupuestos de las agencias deben ser claros, transparentes y estar debidamente desglosados
Juan Manuel Blanco comenzó señalando algunas recomendaciones para convocar un concurso, como evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección o que las agencias tengan claro los parámetros a evaluar. Fernando Alonso y Lydia Azabal se centraron en que se debe confirmar que el nivel de información dado con el briefing sea lo suficientemente bueno como para que provoque propuestas acertadas y basadas únicamente en los requerimientos solicitados; y contemplar la posibilidad de ofrecer una parte remunerada para cubrir costes externos.
Andrés Virto también habló de recomendaciones, pero en este caso para presentar un proyecto, por ejemplo, que las propuestas estén ajustadas al presupuesto, al briefing y adaptadas a las estrategias y objetivos de cada cliente; que los presupuestos de las agencias deben ser claros, transparentes y estar debidamente desglosados; se tendrá en cuenta el valor añadido real del trabajo; y que la creatividad, el diseño de piezas y su arte final deben tener un valor. Por otro klado, Fernando Alonso y Lydia Azabal plantearon que los modelos y criterios de negociación sean definidos previamente y notificados a los participantes con antelación.
Recomendaciones para la adjudicación
Virto siguió con las recomendaciones para adjudicar un proyecto, como que el criterio de adjudicación tiene que ser claro y transparente e informado previamente; comunicar a los no adjudicatarios de los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta; y no se utilizarán los proyectos descartados. Juan Manuel Blanco concluyó con lo que debe hacerse al adjudicarse un proyecto: trabajar bajo criterios de seguridad jurídica; respetar bidireccionalmente los acuerdos de confidencialidad y de protección de la propiedad intelectual, así como sobre la información sensible de compañía y agencias; generar una política de pagos sostenible para ambas partes; o aplicar los sistemas, procesos y herramientas de evaluación y validación de resultados del evento.
«La guía supone un documento de formación para los profesionales de compras de servicios de eventos, que les será muy útil en su día a día«, ha afirmado el responsable de desarrollo de negocio en AERCE, Juan del Rey. Por su parte, el presidente de AEVEA, Francisco Cantero, ha destacado «la importancia de leer la guía desde los tres enfoques (Compras, Departamento de Marketing/Eventos y Agencias) para entender la gran labor que se ha hecho y que marca un camino a seguir basado en las buenas prácticas, siendo un gran paso en la profesionalización de nuestra industria». La guía está patrocinada por Turismo de Murcia y El Batel, y ha contado con la colaboración de ServicePoint.
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