Uno de los trabajos fundamentales del travel manager o del departamento de gestión de viajes de una empresa es la seguridad de los viajeros, tanto si es por expatriación como por un viaje de negocios. Lourdes Arcones, de Retes Global Relocation Manager & Business Development Iberia Interdean Relocation Services (Grupo Santa Fe), ha analizado el primero de los casos, destacando "la previsión y la coordinación" como esenciales para la preparación y gestión de una expatriación.
Hay muchos aspectos a tener en cuenta en una expatriación y, según Arcones, casi todos ellos se pueden preparar antes de que el empleado y su familia lleguen al país de destino. Algunos de estos aspectos son la solicitud de los visados correspondientes, los permisos de trabajo o la legalización de documentos; el informe de orientación sobre la ciudad y el país, sus zonas residenciales… y una posterior visita de inspección por parte del empleado; la gestión y reserva de un alojamiento temporal y los pagos por el alquiler; la búsqueda de una vivienda y la ayuda en la negociación del contrato; la búsqueda de colegios para los hijos y concertar entrevistas con esos colegios; y la preparación y realización de la mudanza.
Una vez en el país de destino, es importante el proceso de instalación del empleado y de su familia. Aquí, Arcones ha destacado el trabajo importante de la empresa a la hora de ayudar al expatriado en cuestiones como la apertura de una cuenta bancaria, la compra o alquiler de un coche, contratación de seguros, obtener asistencia legal, etc. También es importante una buena gestión de los costes del expatriado por parte de la compañía y, por otro lado, ofrecerle a él y a su familia formación, por ejemplo, en idiomas, programas de formación intercultural, asistencia a la pareja… todo ello para lograr la mejor adaptación al país de destino. Por último, la compañía también tiene que tener en cuenta y preparar un programa de salida del expatriado y su familia.
En cuanto a la seguridad en un viaje de negocios, el jefe de Seguridad Internacional de Repsol, Ricardo Illán, ha destacado la importancia del trabajo "codo con codo" del departamento de seguridad de una compañía con el departamento de gestión de viajes o con la agencia de viajes externa. Lo primero, según ha señalado illán, sobre todo en compañías multinacionales, es definir objetivamente los riesgos a los que se pueden enfrentar los viajeros por países y también particularizado por zonas; y revisarlos periódicamente.
A partir de ahí, hay que ofrecerle toda esta información al viajero para que él conozca los riesgos que tiene el país al que va a viajar. Una vez en el destino, es importante que el viajero pueda estar localizado continuamente. Para ello, tal y como ha comentado Illán, es importante que el viajero haya facilitado a la agencia de viajes "su número de teléfono, el hotel en el que va a estar alojado y su correo electrónico". En caso de existir un conflicto o una "crisis de seguridad" en el destino, la empresa junto a la agencia de viajes pondrán en marcha los medios oportunos para garantizar la seguridad del viajero y, para ello, tienen que tener los medios necesarios para localizarle, ya sea para evacuarle del país o para llevarle a otras zonas más seguras. Ricardo Illán ha concluido su participación comentando que "negocio está donde está y hay que ir; eso si, siempre de la mano del departamento de seguridad y de la agencia de viajes".
¿En qué punto se encuentra la gestión de viajes?
El Seminario de AEGVE también ha contado con la participación de Carlson Wagonlit Travel (CWT) para presentar su estudio ‘¿En qué punto se encuentra la gestión de viajes?’ —realizado por el CWT Travel Management Institute sobre empresas de todo el mundo–, a cargo del program manager de CWT, Guillaume Delaitre, y del director regional de Ventas de CWT, Jesús Maguregui. En el estudio se refleja la importancia de contar con una política de viajes corporativa frente a algunas prácticas que dejan ciertas reservas abiertas.
Tanto Jesús Maguregui como Guillaume Delaitre, han destacado que se ha comprobado en varios casos que, en cuanto a precio, es más barato reservar por los canales preferentes de la política de viajes que a través de otros canales como Internet. El dar libertad a los empleados para reservar sus viajes implica, además, según el estudio de CWT, la pérdida de tiempo y productividad del trabajador, una menor flexibilidad en el viaje, menores descuentos y menor seguridad para el viajero.
Un punto importante de la gestión de viajes es el uso de herramientas de autorreserva, que cada vez son más utilizadas en las empresas y con mayor satisfacción para sus usuarios y viajeros. Además, el uso de aplicaciones móviles ayudan a los viajeros a estar constantemente en contacto con su plan de viaje, sobre todo, para conocer posibles modificaciones, y mejora su seguridad. "La tecnología está ahí, está para complementar al programa de viajes corporativo, ayuda a reservar más ágilmente y con mayor seguridad y ayuda a gastar más inteligentemente", han concluido Maguregui y Delaitre.
Retos de la gestión de viajes
Para finalizar el Seminario Anual de AEGVE, los travel managers de Laboratorios Rovi y de Maxam, Margarita Algaba y Andrés Ibáñez, respectivamente, han analizado los ‘retos para el gestor de viajes’ teniendo en cuenta el alcance y la magnitud de sus compañías, es decir, una básicamente nacional y la otra internacional. En este sentido, Algaba ha señalado que la actividad de gestión de viajes en su compañía se realiza en colaboración con la agencia de viajes externa teniendo siempre en cuenta la política de viajes marcada. La travel manager de Rovi ha reconocido que en su gestión de los viajes le es necesario mejores sistemas tecnológicos a la hora, por ejemplo, de controlar los gastos. Asimismo, Algaba ha destacado la importancia de las herramientas de autorreserva, informar a los usuarios (trabajadores y viajeros) y tener un respaldo absoluto de la dirección de la empresa.
Por su parte, Andrés Ibáñez ha comentado la actividad de business travel en una compañía que está presente en los cinco continentes. El 90% de la facturación de viajes de Maxam se genera por desplazamientos al extranjero y tan solo el 10% procede de viajes por España. En este contexto, según ha afirmado Ibáñez, la política de viajes de su empresa se ha definido con una visión global y cuya gestión se lleva a cabo a través de herramientas también globales y que están disponibles en siete idiomas. La gestión de los viajes, en este sentido, así como la elaboración de la política de viajes, tiene que adaptarse, tanto a la globalización como a las particularidades de cada país y del perfil de los usuarios.
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