Desarrollado por el Instituto Tecnológico Hotelero, Artiem Fresh People Hotels y Altia, el programa permite leer y procesar automáticamente los diversos documentos que se reciben en el día a día de un hotel.
eDocAssistant mecaniza y almacena la información generada por otros sistemas vinculados a las operaciones del hotel (reservas, booking position, rooming lists, facturas, albaranes, cartas de pago, movimientos bancarios, etc.), unifica sus formatos para hacerlos más manejables para todos los departamentos, y reduce los costes asociados a introducir, de forma manual, este tipo de información, lo que permite reducir el tiempo que el equipo dedica a la gestión operativa.
Según el estudio, llevado a cabo entre enero de 2012 y mayo de 2013 en los tres hoteles de la cadena menorquina Artiem Fresh People Hotels, la gestión de un hotel sin papel permite optimizar las horas de trabajo que el personal clave del hotel, en Reservas, Recepción, Administración y Compras, dedica a labores mecánicas y sin valor añadido, y reinvertirlas en tareas que generen beneficios directos al negocio y mayor satisfacción al personal; previene errores en el tratamiento de datos, y permite contar con información siempre actualizada sobre áreas sensibles del negocio hotelero.
La herramienta optimiza la gestión y los recursos de departamentos clave para la gestión, aspecto de capital importancia para el negocio, y sus principales ventajas son la maximización de la producción y optimización de procesos, el ahorro de costes, especialmente en material de oficina y fungible, y la reducción del impacto medioambiental.
Sello español
El software eDocAssistant, desarrollado íntegramente en España, es una solución en la nube, integrable con los programas de gestión hotelera más extendidos, que puede leer, procesar y exportar al PMS/ERP del hotel la información de documentos entrantes en la organización en todo tipo de formatos y desde cualquier origen (correo electrónico, carpeta de documentos, extranet), y que permite compartir tanto la información como los documentos de gestión en toda la organización.
Una de las principales ventajas de esta herramienta es su inmediatez, ya que el sistema está actualizado al minuto, por lo que se eliminan errores y acelera la toma de decisiones.
La herramienta eDocAssistant contribuye también a mejorar los índices de sostenibilidad del hotel. Los establecimientos de Artiem Fresh People Hotels han reducido su huella de carbono, gracias a una reducción de emisiones equivalente a 600.00 CO2, como consecuencia de dejar de usar 40.000 hojas de papel al año. Además, la cadena ha conseguido ahorrar 4.000 euros al año en fungibles (papel, tinta impresora, sellos, etc.), y reaprovechar espacios, ya que ha podido suprimir los back office de recepción y reducir 30 metros lineales el espacio de archivo.
