‘Dominando el laberinto: guía práctica para incrementar los ahorros en transporte aéreo y terrestre’ presenta propuestas que van desde las más tradicionales de la gestión de un programa de viajes —tales como concentrar el volumen en los proveedores preferentes—, hasta nuevas soluciones como negociar los sobrecargos por combustible y servicios adicionales. El aéreo constituye el gasto más importante en la mayoría de los programas de viajes ya que supone prácticamente la mitad del gasto del presupuesto de viajes. A medida que las condiciones del mercado evolucionan, las empresas se enfrentan a nuevos retos y oportunidades a la hora de optimizar su gasto aéreo.
Grégoire Boutin, consultor sénior del CWT Travel Management Institute que ha coordinado este estudio, ha comentado que "este informe se centra en las áreas del programa de viajes que están más maduras como el aéreo y también en aquellas que lo están en menor medida, como el transporte terrestre. Es interesante que ambas ofrezcan oportunidades aún por explotar".
Carlson Wagonlit Travel (CWT) ofrece distintos consejos para ayudar a las empresas a obtener nuevos ahorros. El primero de ellos es negociar una reducción o una exención de pago de los servicios adicionales aéreos. Estos cargos suplementarios, tales como cargos por maletas y restauración a bordo, representan aproximadamente un 6% del gasto en aéreo de las empresas. Solamente un 55% de los gestores de viajes cuantifica este gasto.
Asimismo, negociar con las aerolíneas un reembolso o descuentos retroactivos de los sobrecargos por combustible. Estos pueden otorgarse a final de año en función del negocio que la empresa le ha proporcionado a la compañía aérea a lo largo de todo el año. Los sobrecargos por combustible, que aparecen crecientemente desconectados del coste actual de las aerolíneas, representan un considerable 7-12% del gasto en aéreo. Desde abril de 2011, están creciendo el doble que el precio del petróleo.
Llevar a cabo auditorías regulares para comprobar si las tarifas se han cargado correctamente en los GDS es otro de los consejos de CWT. En un caso del estudio se mostró cómo el 6% de las tarifas aéreas negociadas se habían cargado mal o con retraso, algo que puede provocar la pérdida de ahorros si los viajeros reservan tarifas incorrectas o no negociadas.
Disponibilidad de clases aéreas
También hay que monitorizar la disponibilidad de las clases aéreas en las principales rutas por aerolínea, tipo de cabina y número de días antes de la salida con el fin de que los gestores de viajes puedan garantizar que las condiciones negociadas estén disponibles. La mitad de los gestores de viajes encuestados ya han usado con éxito esta información para asegurar que existe un nivel adecuado de disponibilidad de las tarifas que han negociado. La disponibilidad de las tarifas es importante pero muchas veces se descuida cuando se negocian tarifas. Los responsables de compras pueden monitorizar la disponibilidad por transportista, ruta, cabina y espectro de reserva para obtener mejores resultados.
Otro de los consejos es animar y educar a los viajeros acerca de la importancia de reservar con la máxima antelación posible. Las reservas anticipadas conllevan ahorros significativos, especialmente en vuelos internacionales en clase turista. El 75% de los viajeros reserva con menos de 14 días de antelación. "Aquí existe, por tanto, un gran margen de mejora", afirma CWT.
Por último, en el informe se aconseja prestar más atención a los ahorros en el alquiler de coches, que representa de media un 7% del gasto total en viajes. Las empresas que se han centrado en el alquiler de coches han ahorrado un 6-24% en función de su volumen, región y nivel de madurez.
El máximo responsable de CWT Solutions Group para Europa, Oriente Medio y África, Vincent Lebunetel, ha señalado que "estamos viendo lo importante que es negociar basándose en el coste total, más allá de las tarifas aéreas básicas, tarifas de alquiler de coches y tarifas de habitación. Los proveedores generalmente se muestran abiertos a negociar los costes adicionales tales como cargos por servicios adicionales y ello supone una gran diferencia a la hora de ahorrar en una industria tan dinámica".
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