La plataforma tecnológica existente, compuesta por diferentes sistemas de información poco integrados, no permitía la integración de todas las actividades y procesos de la empresa. Una arquitectura TI que provocaba la duplicidad de datos y procesos y dificultaba la integración de toda la información necesaria para obtener indicadores de gestión fiables.
El sistema de información ahora reemplazado trabajaba con una herramienta contable basada en AS-400 y, en paralelo, con una herramienta propia de gestión de hoteles (OPERA) de Micros Fidelio, que gestionaba el sistema de reservas y operaciones de hotel, lo que obligaba a sincronizar de manera manual ambas aplicaciones y únicamente en el ámbito contable. Asimismo, tanto el reporting propio del hotel como el relativo al Grupo Meliá, se realizaba de forma manual en plantillas de Excel.
Ante la necesidad de gestionar los procesos de negocio del hotel con un software común, y tras evaluar diferentes soluciones del mercado, Meliá eligió Microsoft Dynamics NAV, un ERP intuitivo y sencillo de manejar que permite la adaptación del software a los requerimientos funcionales necesarios, al tratarse de una solución totalmente parametrizable y adaptable a la realidad de la empresa. Facilita también la integración con otras herramientas, como son Opera y AS-400 en modificaciones personalizadas que se controlan desde NAV con varios interfaces contables y de gestión, lo que permite unificar y tratar toda la información, sobre todo a nivel contable.
La implementación incluyó módulos nuevos para el hotel, como son el de Almacén, Ciclo de Pedidos de Compra, Activos Fijos, etc., que junto a las modificaciones propuestas por Meliá Castilla, mejoran la operativa de gestión y contabilidad de almacenes e inventarios, así como el ciclo de pedidos de compra.
Jet Reports
Asimismo, se implantó otra herramienta de reporting, Jet Reports, que permite al personal directivo de Hotel Meliá Castilla controlar la operativa y gestión de la aplicación respecto a sus empleados, además de facilitar la introducción de datos y el control financiero propiamente dicho. El nuevo sistema, da flexibilidad para la realización de informes personalizados de control, gestión, contabilidad, etc., y, a la vez, elaborar los informes de reporting al Grupo Meliá, utilizando sus propias plantillas y pudiendo crear otras, integrando el sistema Microsoft Dynamics NAV del Hotel Meliá con la aplicación SAP del Grupo.
El principal beneficio logrado con la implantación de estas dos herramientas es la unificación de información, tanto de gestión como contable dentro de la misma herramienta, una funcionalidad que proporciona rapidez y agilidad en la introducción de datos, así como en el análisis posterior de la información.
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