1. Identifica el tipo de evento que estás planeando
Esto puede sonar obvio, pero son muchas las personas que pasan por alto esta importante tarea durante las primeras etapas de la planificación. Sabiendo qué tipo de evento vamos a desarrollar, reduciremos el número de sedes disponibles para el evento bien sea por tamaño, localización, tipología del evento, etc. Esto hará que la lista de tareas se reduzca y todo sea más fácil de llevar a cabo.
2. Considera la conveniencia de la ubicación
Cuando vas a realizar un evento debes escoger la sede adecuada según lo que vayas a hacer, pero también es importante saber ver la conveniencia de una u otra ubicación. Ya que a los asistentes no siempre les irá bien la sede que a ti te entusiasme, con lo cual la venta del evento se convertirá en una pesadilla. Así que queremos darte una recomendación que siempre es útil, elige una localización que sea conveniente para los usuarios, esto hace que el evento sea más atractivo y que un mayor número de asistentes vayan al evento.
3. Consigue que las sedes trabajen para ti
Una vez has decidido la ubicación de la sede es hora de ponerte a trabajar en el diseño del evento en la sede. Ten en consideración las propias instalaciones y las características que ofrece la instalación, ya que según el evento a realizar unas características específicas pueden ser la diferencia entre un gran éxito y un lamentable desperdicio de recursos. Así que debemos volver al paso 1 y preguntarnos qué tipo de evento vamos a realizar y según esto deberás resaltar unas u otras características para que tu evento sea un éxito.
4. Haz un check list de verificación
Este punto es importante y te permitirá elegir la sede correcta para tu evento. No todo tiene la misma importancia cuando vas a realizar tu evento así que un check list te permitirá asegurarte que no te has dejado nada de lo importante en el tintero. Pero si crees, como nosotros, que hasta el más pequeño detalle es importante entonces te recomendamos que hagas diversos check list para tu evento, de esta manera podrás verificar todo lo que quieras y al mismo tiempo tendrás la ventaja de no mezclar conceptos. Por último, ten en cuenta la tipología de tus asistentes a la hora de hacer los check list, ya que no tiene las mismas necesidades un grupo de niños que un grupo de personas de edad avanzada.
5. Haz una vista de inspección a la sede elegida
Una vez has escogido la o las sedes para tu evento viene la parte más divertida, la visita. Como en todo evento siempre surgen sorpresas mientras lo vas planeando, así que este paso te ayudará a no tener molestias inesperadas y te permitirá ver de un modo empírico si la sede elegida es la idónea para la celebración de tu evento. Y esto no es válido tan solo para las sedes, sino que será bueno aplicarlo también a los restaurantes y hoteles elegidos de este modo te podrás ahorrar más de una queja presencial y lo que es más importante una mala recomendación de un asistente a sus conocidos.
6. Piensa en los detalles
Son las pequeñas cosas que pueden ayudar o dificultar la experiencia de los asistentes a tu evento. Tomate tu tiempo y sopesa cada uno de los detalles que pueden ofrecer para hacer que tu evento se convierta en una experiencia inolvidable. Como siempre estos detalles no serán los mismos para todos los eventos pero si eres capaz de conjugarlos y extraer lo mejor de cada uno de ellos estamos seguros que será un éxito que hará que los asistentes repitan y hablen excelencias de tu evento.
7. Ten en cuenta que la sede perfecta no es perfecta
Una vez hayas encontrado la sede que parece perfecta para tu evento, ten en cuenta que ninguna es 100% perfecta. Todas las personas que organizan algún tipo de evento están siempre limitadas por el hecho de que sus opciones dependen de las sedes disponibles para un momento de tiempo determinado. Esto significa que deberás establecer prioridades y elegir cuales son las más importantes para tus asistentes, tu evento y para ti. Por este motivo si la sede que encuentras cubre el 100% de las prioridades más importantes y algunas de las prioridades secundarias puedes decir que has encontrado la sede para tu evento.
