En la situación económica actual de crisis financiera las compañías buscan mantener el máximo la productividad y obtener del viaje una rentabilidad óptima. Las medidas se producen sobre políticas de viaje, tarifas más convenientes a utilizar y cómo involucrar a los ejecutivos en la generación de ahorros.
Los consejos que realiza la agencia Rumbo comienzan con la recomendación de que se utilicen las tarifas más baratas de Internet porque un mismo asiento en un vuelo puede costrar entre, por ejemplo, 50 y 1.000 euros. Además, se puede adquirir un seguro de cancelación "todo riesgo", por un importe mínimo, por si finalmente no se puede viajar. Esto es más barato, aunque se tenga que perder un billete, que buscar tickets muy flexibles y que son muy costosos.
Reservar con anticipación
Asimismo es importante reservar con anticipación, ya que si se espera al último momento es probable que no existan tarifas económicas y se tenga que pagar un 100% más de lo que hubiera costado si se hubiera reservado 10 días antes, por lo que concienciar a los viajeros sobre realizar una buena planificación, es positivo.
Otra regla trata sobre aprovecharse del "factor culpabilidad" que ofrece Internet, ya que en una agencia online el viajero tiene al alcance todas las tarifas económicas de todas las aerolíneas en una misma pantalla. Así, "a un empleado le genera rechazo elegir una tarifa alta por ir en una determinada compañía aérea cuando también aparece una alternativa más barata", afirma Rumbo.
Otra posibilidad es adaptar en lo posible la reunión a los mejores precios. De esta manera, si se encuentra una buena tarifa, se puede realizar la reserva y, una vez cerrado el encuentro de negocios, se compra el billete. Hay posibilidades en la web para informarse de qué día es más barato para viajar dentro de la semana o del mes.
No ceñirse a una aerolínea —otra propuesta— porque hay ‘sitios’ en Internet que ofrecen las combinaciones de todas las compañías aéreas para que el precio final sea el más bajo posible. Por ejemplo, hacer la ida con una y para la vuelta elegir otra puede significar un ahorro considerable.
En relación con adaptar la fecha de una reunión está la definición de los objetivos del meeting para que asistan a ésta la gente necesaria para conseguir los resultados marcados con anterioridad.
Búsqueda de ofertas hoteleras
La búsqueda de las mejores ofertas hoteleras en la Red aunque se disponga de tarifas negocidas previamente es positivo, ya que puede resultar conveniente beneficiarse de las promociones que las cadenas publican en Internet.
El empleado debe estar informado sobre los costes medios en las principales rutas. Así, se tratará de adecuar los precios de los vuelos a los propuestos por la empresa. A cambio la compañía premia a los empleados por fomentar el ahorro.
Finalmente, hay que tratar de beneficiarse de los precios especiales que las aerolíneas sacan al mercado durante los fines de semana. De esta forma, una empresa se puede conectar a algún ‘portal’ en domingo para reservar los vuelos de la semana.
Como conclusión, Rumbo añade que en la actualidad existe un reconocimiento de que Internet genera los mejores ahorros, ya que es la manera más común de buscar viajes y vuelos particulares. Sin embargo, las empresas se aprovechan en menor medida de estas ventajas. Si éstas utilizaran los servicios que proporcionan la Red, salvarían costes en tareas administrativas y en el control del gasto.
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