Quohotel ha mencionado que la utilización del papel como soporte está siendo cada vez menor tanto en el dominio público (notificaciones electrónicas certificadas, recetas electrónicas), como en el privado (tarjetas de embarque digitales, entradas para espectáculos, recibos bancarios on line, etc.). Pero aún así, todavía hay algunos sectores que cuentan con un gran volumen de papel en su actividad, siendo el Sector hotelero uno de ellos.
Todavía existe una enorme cantidad de papel y documentación física relacionada con la gestión hotelera, tanto desde la perspectiva del usuario como desde la perspectiva de la dirección de un hotel o cadena hotelera. El reto es importante, y más importante, según datos de 2015, el 25% de los hoteles de EE. UU, siguen utilizando lápiz y papel para la gestión, lo que ya genera miles de toneladas de residuos, entre papel y consumibles (tinta, impresoras, etc.).
La desaparición del papel es un reto para los directores de hoteles, no solo por su perspectiva medioambiental y reputacional, sino que también puede mejorar la experiencia de usuario de los huéspedes y ganar en mayor eficiencia y productividad en la gestión empresarial de un hotel o cadena hotelera. Tener un entorno hotelero sin papeles es un desafío actual para cualquier gerente de hotel que busque diferenciarse de la competencia.
Los hoteles y alojamientos emiten 264 millones de toneladas métricas de CO2 equivalente al año, lo que refleja el 10% de las emisiones anuales totales del sector turístico
El huésped es el primer beneficiario de un entorno paperless. Soluciones como la suite modular QuoHotel, de CEI Europe, permiten al cliente realizar el check-in incluso antes de llegar al hotel, evitando así largas colas y un exceso de documentación y papeleo en un momento en lo que éste busca es llegar a su habitación. El huésped puede incluso registrarse cómodamente sentado en el lobby, siendo el recepcionista el que se acerca a su ubicación con una tableta para realizar el trámite.
Property Management System y entorno paperless
El Property Management System (PMS) de QuoHotel no solo agiliza la entrada y la salida, sino que toda la estancia del usuario puede evitar el papel. Las tabletas de las habitaciones de los hoteles pueden sustituir eficazmente a todo el material impreso, ya que proporcionan un recurso digital de información que puede actualizarse o editarse inmediatamente desde recepción. Los cambios en los menús, los precios, los horarios de los eventos y la programación pueden ser editados o actualizados inmediatamente por el personal y los huéspedes pueden acceder a ellos inmediatamente.
El entorno paperless permite también personalización y hacer de los hoteles enclaves todavía más costumer centric. Los datos del huésped se alojan de forma segura en el PMS, y estarán disponibles si se da una nueva visita con lo que se podrán proveer servicios más personalizados tales como conocer alergias alimentarias, preferencia de servicios o características de la habitación.
Trabajar en un entorno paperless potencia y hace más productiva la gestión de todos los departamentos de un hotel. Los recepcionistas pueden realizar su trabajo sin la utilización de papel gracias al interfaz gráfico que les ofrece la suite modular QuoHotel.
Gobernantas, camareras, camareros y técnicos de mantenimiento, en constante movimiento y atentos a cualquier incidencia, reciben órdenes e incidencias en sus dispositivos móviles. Del mismo modo, marketing puede contar con la captura del mail del huésped y agilizar en la respuesta a las encuestas de satisfacción vía email y generando envíos de marketing transaccional y recibiendo las calificaciones y las respuestas a las encuestas durante y tras su estancia.
Tal como señala Sebastià Vidal, Director de Turismo de CEI Europe un sistema de gestión hotelera paperless agiliza todas las operaciones en Pisos y Servicios Técnicos, en los Comanderos en Food and Beverage, así como en la automatización de procesos de suministros y almacén, entre otros.
Tal como señala Sebastià Vidal, Director Turismo at CEI Europe, QuoHotel permite trabajar en un entorno paperless, realizando las mismas gestiones de una manera más eficiente a través de dispositivos móviles, tablet o smartphone sin necesidad de manejar listados.
Además, para el Director de Turismo de CEI Europe, la integración de QuoHotel con Microsoft Office, permite generar reportes en Excel de forma nativa, con datos 100% utilizables y manipulables en Excel.
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