Según una encuesta interna de MCI, en este proceso de cambio hacia el evento virtual o híbrido, muchas compañías han cometido los mismos errores que principalmente causaban el desvínculo de la atención de los participantes y de allí el fracaso del evento digital. Los errores más comunes que encontraron son: desconocimientos de los formatos digitales, sesiones largas con contenido difícil de digerir, falta de personalización, nula participación de los asistentes y de un atributo realmente valioso y relevante en el evento.
Redefinir los objetivos, pensar en la audiencia e implementar elementos de la neurociencia son clave
Estos errores se pueden agrupar en dos generales que se cometen al inicio del proyecto. En primer lugar, las organizaciones tienden a elegir prioritariamente la tecnología antes de revisar sus estrategias y objetivos. No obstante, según MCI, existen tantas plataformas como tipos de eventos y no necesariamente una solución única es válida para todo el portfolio de eventos. En segundo lugar, las empresas han copiado y pegado sus agendas del evento presencial al virtual, sin realizar las adaptaciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos del evento en su nuevo entorno.
En este contexto, el director general adjunto de MCI Spain & Portugal, Rudolf Rannegger, destaca que «para llevar a cabo una transición de un evento presencial al virtual es necesaria una estrategia y un enfoque de pensamiento de diseño (Desing Thinking). Redefinir los objetivos, pensar en la audiencia e implementar elementos de la neurociencia son clave y ayudarán a las empresas a conseguir el impacto que quieren en el evento virtual».
Una estrategia virtual
Teniendo en cuenta la importancia y el peso que tienen los eventos en el mundo actual, MCI Spain Event Services trabaja con una metodología que garantiza el éxito en cada uno de los procesos de creación de eventos híbridos y digitales. «La clave es seguir una metodología desde el principio, rediseñar la experiencia e integrar innovación y creatividad en el proceso», añade Rannegger.
Para aplicar esta metodología, es imprescindible trabajar mano a mano con los clientes, entender a los participantes, profundizar en detalle en los objetivos y la agenda del evento, comprender el contenido de cada elemento de la jornada y, finalmente, rediseñar la experiencia. En el marco de ese rediseño, es especialmente importante tener en cuenta que en el mundo digital la capacidad de atención es notablemente más reducida. En consecuencia, hay que garantizar la relevancia del contenido, aportar elementos de creatividad y diseñar el ritmo del evento para evitar que los asistentes desconecten tras 15-20 minutos. De igual forma, es especialmente estratégico el diseño de un evento virtual, ya que éste puede multiplicar de manera muy notable la audiencia potencial, además de conseguir los mismos objetivos que uno presencial y un participante contento y fidelizado.
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