¿Cuál es su función exacta en la empresa?
Mi cargo en la empresa es algo difícil de describir, en mis tarjetas pongo CEO, pero actúo también como ejecutiva de cuentas y controlo el tratamiento personalizado de cada secretaría técnica que hacemos, además de estudiar las posibles mejoras tecnológicas.
¿Cuáles son los servicios principales que presta Secretaría Técnica?
Prestamos los servicios completos de una secretaría técnica habitual, nunca decimos que no, creemos que siempre hay una solución perfecta para cada necesidad, eso sí, siempre nos inclinamos más hacia las últimas tecnologías.
¿Cuál es la historia que tiene detrás Secretaría Técnica?
Secretaría Técnica es absolutamente nueva, nace de una idea que surge de una necesidad muy básica y habitual en los eventos: agilizar y optimizar la llegada de asistentes. Su evolución aún no está clara, la idea es mejorar la acreditación electrónica y adaptarla siempre a las necesidades y a las últimas tecnologías.
¿Cuáles son sus principales clientes potenciales?
Nuestros principales clientes son agencias y organizadores de eventos en general, incluyendo promotoras de conciertos y espectáculos y, por supuesto, sedes y salas para eventos.
¿Hacia qué mercados se dirige?
Nos interesan todos los eventos, grandes, pequeños, de empresa, de ocio, espectáculos, todos los que necesiten tener un control de acceso y de asistencia.
El pasado mes de enero su empresa presentó en Madrid una aplicación móvil para la acreditación de asistentes a un evento, SecreTec. ¿En qué consiste?
Nuestra app tiene dos partes, la de iPad para el organizador y la de móvil, esta última está pensada para los asistentes y actúa como entrada o acreditación para acceder al evento.
¿Cuál fue la razón para desarrollar esta aplicación?
Buscábamos automatizar, agilizar y optimizar los recursos a la hora de dar la bienvenida a los invitados a nuestros eventos. Nos planteábamos una pregunta muy concreta: ¿Cómo podemos ahorrarles tiempo y engorros a aquellos que han elegido asistir al acto que organizamos? Y se nos ocurrió juntar las posibilidades tecnológicas más al alcance del usuario habitual.
¿Con qué empresa han desarrollado la aplicación? ¿En qué les ha ayudado?
La empresa desarrolladora ha sido Emutation que nos ha ayudado en todo momento con sus consejos, su apoyo, su saber hacer y nos han ofrecido siempre todo tipo de facilidades en todas nuestras necesidades.
¿Para qué plataformas se ha desarrollado la aplicación?
Hoy por hoy la app para el organizador está preparada para iPad y la de asistente para sistema Android e iOS, pero seguimos desarrollando estas apps para poder ofrecer, esperamos que pronto, las dos apps en soportes de todo tipo para Android, iOS y Windows.
¿Qué ventajas ofrece a los asistentes?
Para los asistentes es una app muy práctica, ya que va a mejorar su experiencia desde el minuto uno del evento ahorrándoles tiempo a la llegada, evitando las impresiones en papel, evita los parones para identificarse o la espera para que se identifiquen los demás asistentes.
¿Y para los organizadores del evento?
Cuando los asistentes vayan llegando, en la app del organizador, aparecerán como ‘confirmados’ automáticamente. Los asistentes enseñan en el control de acceso la pantalla de su smartphone con la imagen y el código correctos y pasan, sin parar, sin dar nombres, sin esperas. Y el organizador tendrá una base de datos con la asistencia real en el momento, incluso de distintas sedes y ubicaciones. Así se ahorran costes, se optimizan recursos y se ofrece una imagen tecnológica, eficaz e innovadora.
¿Cómo es el funcionamiento de SecreTec para smartphones?
Se descarga la app (aplicación para smartphone) desde la tienda de Google o Apple y, el mismo día del evento, se introducen la dirección de correo electrónico con la que se ha hecho la inscripción al evento y el código especial (o contraseña) que se facilitará a los asistentes tras dicha inscripción, entonces aparecerá la imagen distintiva del evento (que habrá escogido el organizador), y podrá ser una imagen plana o un Gif. Al llegar a la sede, la app se activará y en la pantalla, bajo la imagen aparecerá un código secreto que dará acceso al recinto, así el asistente quedará automáticamente acreditado en el evento mediante detección por proximidad y accederá a este mostrando la pantalla del smartphone en el control de acceso.
¿Y la versión para tablets?
Los inscritos a nuestro evento, al llegar a la sede, serán detectados con nuestra app y quedarán automáticamente acreditados figurando como asistentes sin necesidad de dar su nombre o entregar una entrada. Si, por alguna razón, el asistente se quedara sin batería o no hubiera suficiente cobertura de red, se podrá proceder a acreditarle manualmente mediante una búsqueda rápida de su nombre en nuestra app para tablet.
¿Cómo ha recibido el Sector de Reuniones esta aplicación tras su presentación de enero?
En este momento estamos negociando la implantación de este sistema en varios eventos y en algunas sedes. La verdad es que hemos tenido la suerte de resultar interesantes para algunas agencias, sobre todo agencias que buscan, no sólo ahorrar en recursos (algo que siempre es interesante y que está a la orden del día) sino que quieren ofrecer algo diferente en sus eventos y que están o comienzan a estar muy concienciados con la huella medioambiental, algo que, con esta app, tenemos muy en mente.
¿Qué opiniones le han mostrado los clientes que ya han probado la aplicación?
Por ahora vamos bien, por supuesto, al ser una app tan nueva y única, la vamos mejorando a marchas forzadas, pero afortunadamente está teniendo muy buen resultado.
¿En cuantos idiomas está disponible SecreTec?
Por ahora sólo está disponible en español, si bien ya estamos viendo la posibilidad a corto plazo de sacarla en inglés. Estos son los idiomas que más nos interesan ahora mismo, pero ¡no nos ponemos límites!
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