El ‘I Informe sobre la situación actual de los eventos en España’ señala que las tendencias que se ven en el Sector van en la dirección de que las agencias ofrezcan servicios integrales —así lo afirma un 44% de los encuestados para este informe— y una asesoría estratégica —42%— en la organización de eventos. También el mix entre concepto, diseño y producción y profesionalidad destaca entre las demandas de los clientes, así como el uso de las nuevas tecnologías (9%).
La relación entre cliente y agencia de eventos no siempre es la más idónea, según destaca el informe, ya que en el trato diario surgen diferentes problemas desde ambas partes. Cuestiones como los factores de la contratación de una u otra consultora o las condiciones de los concursos son temas que preocupan a las agencias de eventos. En este sentido, sobre cuántas agencias deberían participar en los concursos, el 75% de los entrevistados asegura que el número ideal sería de tres.
Respecto a los criterios de contratación, el 98% de los entrevistados afirma que la creatividad es uno de los factores clave a la hora de elegir. En segundo lugar, con un 53%, aparece el equipo humano, y en tercer lugar, con un 51%, el precio. También aparece como un factor importante la relación y atención al cliente con un 47%. Entre los factores con menos influencia en la contratación de los servicios de una agencia de eventos aparecen la experiencia previa con el cliente (22%) y la experiencia en el sector económico (13%).
El briefing también es importante para que la agencia pueda presentar un proyecto acorde con las exigencias de los clientes. Así, el 60% de los encuestados asegura que el briefing actual no es suficiente para elaborar una propuesta adecuada a las necesidades del cliente, mientras que hay un 38% que asegura que aunque no siempre, a veces sí se ajusta a aquello que exigen los clientes. Solo un 2% asegura que siempre el briefing es suficiente para elaborar una propuesta ajustada a las necesidades del cliente.
El poder de decisión en las empresas
Otro de los aspectos que estudia el informe es el departamento específico de las empresas que deciden la contratación de los servicios de organización de eventos. El 49% de los encuestados señala al departamento de Marketing como el que tiene esta responsabilidad, seguido del departamento de Compras, con 18%, y el de Comunicación, con un 11%. Para las la relación con los equipos que encargan los eventos no es todo lo satisfactoria que podría esperarse de un Sector que requiere un alto nivel de especialización. De hecho, ninguna de las agencias que han participado en la investigación considera que los profesionales de las empresas que contratan los eventos son profesionales cualificados; el 70% de los encuestados asegura que algunos profesionales sí están cualificados y otros no; y un 27% asegura que en una gran mayoría no están cualificados.
Otro de los aspectos controvertidos del sector de eventos es el pago por parte de los clientes. El 42% de las agencias de eventos no cobra antes de 60 días, un 53% lo hace entre 30 y 60 días y solo un 4% lo hace antes de 30 días. Miriam Molero, de Attentive, comenta que "la falta de liquidez, la incertidumbre y los riesgos que asumimos afectan gravemente a nuestra actividad".
Un último aspecto que analiza el estudio es el destino de los eventos. Los requisitos técnicos que muchos de estos eventos requieren o la necesidad de imprimir al evento un carácter especial mediante una localización concreta hacen que las ciudades se conviertan en factores decisivos para sus organizadores. También existen factores administrativos o facilidades de los órganos de gobierno que hay que tener en cuenta. En este sentido, el informe destaca a Barcelona como la mejor ciudad española para celebrar eventos —el 38% de los encuestados así lo afirma—, seguida de Madrid, con un 26%, aunque la capital española también aparece como la peor por el 55% de los entrevistados y la ciudad condal también es calificada así por un 15%.
