Dos de las ventajas que generan la digitalización de los gastos de viajes es que se reduce considerablemente el tiempo que se dedica a crear y aprobar los informes de gastos y a reembolsar a los viajeros de negocios; y también que mejora el cumplimiento de la política por parte de los viajeros. Otros beneficios serían la mejora en la eficiencia en la gestión de procesos, la optimización de los pagos, control y prevención del fraude, la recuperación del IVA, la agilización y automatización de los procesos, la facilidad de uso de herramientas digitales y móviles permite mayor focalización en laborales prioritarias, un menor estrés para el empleado y el envío de las notas de gasto de forma ágil y a tiempo.
El objetivo es automatizar el máximo de acciones y así liberar tiempo de todos los empleados de la organización
Para crear una política de gastos, según Captio, lo primero que hay que hacer es escuchar a los empleados, sobre todo a los que tienen un mayor peso en la movilidad. Después analizar una serie de datos importantes, como el objetivo de la nueva política, el gasto que se invierte en viajes, quién gestiona los gastos, si existe un travel manager, quién se encarga de gestionar los gastos y el tiempo que emplean, si existen coches de empresa, tarjetas corporativas, agencia de viajes, si se van a hacer distintas políticas en función del país o los sistemas contables que intervienen en la gestión de los gastos.
Después habrá que definir una serie de áreas, como el coste de billetes de avión, de taxi, kilometraje y las dietas, los métodos de pago de los empleados; poner límites y fijar una política de tratamiento de tickets; definir la política en viajes internacionales; y establecer aprobaciones con roles de supervisión y workflows (flujo de aprobación).
La integración de la política
Captio destaca la importancia de integrar la política de gastos de viajes con el ERP de la empresa, las herramientas internas de gestión o la conciliación bancaria de tarjetas, entre otros. El objetivo es automatizar el máximo de acciones y así liberar tiempo de todos los empleados de la organización.
Una vez elaborada la política e integrada en los sistemas de la empresa, es hora de comunicarla a los empleados y que esté accesible de forma fácil y en todo momento. Además, es recomendable hacer recordatorios de la misma, preguntar a los empleados su opinión al respecto y concienciarlos en su cumplimiento.
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