El portal de reservas hoteleras ha querido conocer la experiencia de los gestores de viajes de compañías multinacionales y su toma de decisiones a la hora de negociar y configurar un programa de hoteles. HRS ha identificado tres áreas principales que se ven afectadas por los precios variables. Por un lado, a la hora de planificar un programa de hoteles y elaborar un presupuesto, la compañía ha preguntado si todavía se pueden realizar presupuestos con las tarifas dinámicas. Por otro, en cuanto a los precios y el seguimiento del programa, HRS ha preguntado por los descuentos y si producen realmente ahorros. Y por último, en relación a la orientación y clasificación de hoteles, la pregunta es si los viajeros tendrán el mejor hotel en función de sus necesidades.
En general, los gestores de viajes de empresa de las compañías analizadas por HRS son conscientes de la variación de precios de habitación que existe con la introducción de las tarifas dinámicas y los descuentos que ofrecen los hoteles. Por esta razón, tratan de tener una visión más global cuando se tiene que reservar alojamiento teniendo en cuenta todos los precios, el momento de la reserva y la satisfacción de sus viajeros.
Presupuesto y planificación
Con la introducción de las tarifas dinámicas y los descuentos, la planificación de un programa de hoteles y su presupuesto se hace más difícil. Los gestores consultados opinan que hay que tener cuidado con los descuentos. Sí que es verdad, según el estudio, que cuando hay tarifas con descuentos se producen más reservas en estos hoteles porque aparece como preferentes en el programa de viajes de la empresa.
Para los gestores de viajes el ideal es lograr acuerdos a largo plazo con las cadenas hoteleras
En este ámbito, HRS refleja que la capacidad de planificación de las empresas se limita cuando las tarifas dinámicas dependen de la evolución de la demanda local. En este sentido, los gestores, consciente de ello, ven las tarifas dinámicas como una opción más, sobre todo para utilizar en los mercados donde su volumen de reservas sea bajo y no merece la pena entrar en negociaciones con los hoteles, que es lo que buscan los gestores de viajes, es decir, una relación a largo plazo con hoteles y cadenas con precios negociados.
Tarifas y seguimiento
El segundo área destacable por HRS es el ahorro que supuestamente producen los descuentos. Los gestores de viajes tienen que analizar si los descuentos que ofrecen los alojamientos producen realmente ahorros para las empresas, ya que el descuento se basa sobre una tarifa en la que los gestores no tienen ningún control. Por eso, puede ocurrir que el precio final con descuento de una habitación pueda ser mayor que el precio obtenido por otros canales. Aún así, según detalla HRS, los hoteles con descuento siguen apareciendo como preferentes en las herramientas de reserva de viajes de las empresas.
En este punto, los gestores de viajes miran las comodidades y servicios adicionales que incluyen cada una de las tarifas a la hora de elegir. Aspectos destacables son la disponibilidad de habitación, la flexibilidad de cancelación o los servicios incluidos. HRS aconseja una revisión continua de estos aspectos para ver si realmente se cumplen.
Orientación y clasificación
En cualquier caso, ya sean tarifas fijas o preferentes, la clasificación o ranking que ofrecen los programas de viajes de forma automática, puede que no sea la mejor opción para el viajero. Por esta razón, los gestores de viajes actúan cada vez más como asesores de sus viajeros a la hora de elegir hotel.
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