«A medida que la industria evoluciona y se expande, al igual que los planificadores de reuniones deben evaluar continuamente todos los elementos de la experiencia de una reunión, los operadores y proveedores también deben asegurarse de anticiparse a las necesidades cambiantes de los planificadores», ha señalado el CEO de IACC, Mark Cooper. «La encuesta ha sido diseñada para resaltar estas necesidades crecientes; analizamos específicamente la creación de experiencias, el espacio y el diseño de salas de reuniones, la tecnología y las capacidades de Internet, así como las tendencias culinarias», ha añadido.
El objetivo de las salas es ofrecer una experiencia que sea inolvidable a los asistentes
Según el informe, los espacios han de involucrarse en la organización de los eventos ofreciendo un valor añadido a los mismos. En este sentido, destacan en primer lugar la localización de la sede y su singularidad, aunque más adelante serán importantes otros aspectos como la capacidad de flexibilidad y versatilidad de los espacios, su equipamiento tecnológico y su propuesta culinaria. El objetivo es ofrecer una experiencia que sea inolvidable a los asistentes para lograr el fin del evento, que es el intercambio de conocimientos y la generación de networking.
En cuanto a los espacios, la flexibilidad y versatilidad viene dada por el cambio de formatos en los eventos, en los que ya no tendrán cabida los formatos tradicionales en escuela o teatro. Cada vez más se piden espacios informales que puedan generar un mayor contacto entre los asistentes y servicios con los que puedan interactuar con el propio evento y los ponentes. Asimismo, se hace necesario contar con espacios específicos para el networking.
Tecnología y gastronomía
En cuanto a la tecnología, el estudio de IACC refleja la obligatoriedad de las sedes de contar con una excelente conectividad a Internet, incluso gratuita. La cada vez más influencia de los dispositivos móviles en los eventos —que será mayor con la generación millennial— obliga a las salas a ofrecer un Wi-Fi de calidad y a los organizadores a contar con formatos de reunión y aplicaciones móviles que permitan una mayor participación de los asistentes.
Por otro lado, las sedes están haciendo un esfuerzo por contar con las últimas innovaciones tecnológicas, aunque IACC indica que no es necesario contar con todas ellas, sino que es más importante tener el conocimiento sobre las mismas para ofrecer a los mejores proveedores locales que puedan ofertarlas.
Por último, la asociación destaca en su informe la importancia de la gastronomía en los eventos. Por esta razón, las sedes han de prestar cada vez mayor atención a este aspecto y ofrecer opciones saludables y locales.
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