Para "antes, durante y después de los congresos", Ball propone un gran número de recursos tecnológicos, fundamentalmente online, que están cada vez más afianzados en el sector, y que permiten reciclar y reducir significativamente el impacto ambiental de los eventos. Con 20 años de experiencia como organizador de reuniones de tecnología en todo el mundo, Corbin Ball se dedica actualmente, a través de su web www.corbinball.com, a asesorar a empresas internacionales en el uso de la tecnología para ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
Antes de la reunión
Ball descubre muchos recursos útiles, sobre todo, en la gestión y organización previa a los congresos o reuniones. En primer lugar, las bases de datos de espacios online evitarán los directorios y folletos informativos "que durante años han llenado los archivadores de los organizadores de reuniones". Se trata de una forma rápida y útil de acceder a un gran número de espacios, conocer y analizar sus características, lo que facilitará la decisión final de los gestores.
En esta línea, destaca también otras herramientas, como las reservas online de estos espacios, que permiten desde la petición hasta la contratación, "proporcionan soluciones online que reducen el papeleo". El uso de correos electrónicos, de los blogs o incluso de wikis (webs colaborativas) son también recursos útiles y eficientes para la promoción y agilización de la contratación de espacios. La opinión de otros organizadores o eventos a través de estos recursos también es un valor añadido a tener en cuenta.
Otros de los pasos previos que pueden ser facilitados por Internet es la inscripción y confirmación online, reduciendo en un 90% la emisión de papel al evitar la utilización de formularios impresos, y mejorando la atención al cliente y la fiabilidad. La gestión online del alojamiento o de los viajes y la expedición de billetes electrónicos son algunos de los recursos mejor implantados en España en la actualidad.
Durante la reunión
Desde agendas electrónicas a los apuntes online para cursos "son muy útiles para ayudar a los asistentes a seleccionar los apuntes que les interesan realmente, lo que se traduce también en un ahorro de papel", señala Ball. Los kioskos para imprimir o descargar apuntes para cursos o las entradas electrónicas y disposición de asientos para eventos a través de Internet son otros recursos útiles en esta línea, cuyo uso no está todavía afianzado en nuestro país.
Post-reunión
La tecnología es también un gran aliado a la hora de valorar los resultados de la organización y gestión de un evento. La medición del rendimiento de la inversión con cuestionarios online, la conciliación electrónica de cuentas a través de ‘sitios’ web que proporcionen sistemas de verificación de facturas, o los informes post-evento con recursos en línea estándares, pueden suponer un "ahorro en tiempo, esfuerzo y dinero" y, una vez más, en la producción de papel destinada a esta etapa del evento. Otra de las soluciones propuestas por el consultor especializado en reuniones, Collin Ball, son las descargas MP3 para las grabaciones de conferencia, sustituyendo las grabaciones tradicionales en CD para ser previsualizadas y descargadas desde un ‘sitio’ web, y finalmente visualizadas en ordenador, iPod o iPhone.
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