El I y II Panel de Expertos de NOU-U se celebraron los pasados días 15 y 28 de mayo en Barcelona y Madrid, en el primer caso en las oficinas de GAES en Barcelona y, en el segundo, en el estadio Santiago Bernabéu. En estas dos jornadas se discutieron los retos a los que hoy en día se enfrentan los travel managers y los directores de compras.
La reducción de costes vertebró ambos paneles, pues cada vez más, ya sea crisis real o psicosis generada, se pide a los travel managers que se ajusten los cinturones. Mientras que el evento externo puede llegar a mantener el presupuesto, es el interno el que a menudo se ve convertido en un webinar, webcasting o web conference, como se apuntaba desde Eon Renovables y Mercedes Benz.
Los panelistas hablaron largo y tendido sobre la necesidad de aportar valor añadido al evento, que cada nuevo acto fuese distinto al anterior, como se apuntaba desde VidaCaixa, independientemente del número de asistentes y de su carácter interno o externo. Pero la creatividad solo puede surgir cuando se le dedica tiempo, advertían, del que no siempre se dispone, y es que la gestión administrativa se lo lleva casi todo. Pero a diferencia de las tareas operativas, que se pueden automatizar, el valor añadido no es sustituible tecnológicamente.
Durante las sesiones de trabajo también se habló de la presencia casi obligada de las nuevas tecnologías, y no solo durante la propia ejecución del evento. Se profundizó sobre los beneficios de trabajar desde la nube gracias a su carácter ubicuo: siempre presente independientemente del dispositivo, sistema operativo o navegador, tan solo es necesaria la conexión a Internet.
Muchas de las compañías, como MGS y Vidacaixa, hablaron de la dificultad de trabajar sin ayuda de la agencia, por la dimensión de los actos que generalmente orquestan, pero sí que pedían poder gestionar el proyecto juntamente con ellos, pudiendo cuidar así del último detalle. Otra de las peticiones, lanzada desde Danone, era la de poder controlar el TCO del evento.
Transparencia en los procesos
Desde Madrid se apoyaba unánimemente la necesidad de transparencia en los procesos así como el desglose de los costes, sobre todo cuando se trabaja con el apoyo de la agencia. En pro de los intermediarios, se argumentaba la poca claridad de los briefings que muchas veces se mandan pidiendo presupuestos, y es que los eventos last minute están a la orden del día. Bajo esta premisa, herramientas que aporten agilidad para evitar las múltiples llamadas y correos son ineludibles, como se apuntaba desde Pelayo.
Ya en busca de la excelencia, surgieron ideas como la que apuntaba VidaCaixa, sugiriendo la posibilidad de crear comunidades de travel managers en las que poder aglutinar todo ese knowledge generado tras cada evento. La información sobre las tendencias en eventos es también muy valorada, pues el fin de un evento va más allá de un hotel bonito o una sala acogedora. El travel manager necesita consejo, ya sea de la agencia, del Convention Bureau o de las fuentes que pueda consultar en la Red, pues el verdadero valor añadido lo aportan las personas, y para ello necesitan poder descargar el peso del trabajo administrativo y de gestión en los actores y herramientas adecuadas.
Fruto de los dos paneles de expertos celebrados, y atendiendo al interés de las declaraciones de los allí presentes, NOU-U ha desarrollado un Informe con los siete retos para los travel managers (ver información en la edición impresa del mes de junio).
