En primer lugar, American Express señala el aumento de la participación en la redes sociales y del uso de las aplicaciones móviles. Según el estudio ‘Our Mobile Planet’ de Google, desde 2012 la penetración de teléfonos inteligentes ha aumentado en 10 puntos porcentuales en la mayoría de las regiones más importantes y el uso diario de las redes sociales a través de los smartphones también está en aumento. En 2014, de acuerdo con el American Express Meetings & Events 2014 Global Meetings Forecast, se espera que el uso de los medios sociales en las reuniones aumente ligeramente en todas las regiones, ya que se espera que el uso de las aplicaciones móviles y las redes sociales al haber una transición del uso personal al profesional. Los organizadores de eventos indican un interés creciente en el uso de aplicaciones móviles y expresan el deseo de aprender cómo utilizar mejor las aplicaciones para sus reuniones.
Ahora las empresas están en el proceso de elección de las herramientas y los proveedores adecuados para sus aplicaciones de reuniones. En general, los organizadores de eventos se enfrentan a crecientes presiones para utilizar los medios sociales y aplicaciones móviles antes, durante y después de las reuniones, como una forma de comunicarse y conectarse a los asistentes entre sí con el fin de maximizar el tiempo dedicado a las reuniones y crear oportunidades para un mayor compromiso y eficiencia.
La segunda tendencia es la organización de reuniones locales y regionales. Los organizadores de eventos revelan que las empresas esperan mantener reuniones más cerca de casa mirando a celebrar más reuniones en su región o en sus propias instalaciones. Cumplimiento, el coste y el tiempo de viaje son los principales impulsores de esta tendencia, ya que las empresas probablemente siguen buscando formas alternativas para controlar los costes y reducir el tiempo fuera de la oficina.
En tercer lugar, las aprobaciones de reuniones serán un reto cada vez mayor. Se espera que el proceso de aprobación de las reuniones sea cada vez más complejo y más riguroso en todas las regiones, como resultado de las aprobaciones tardías. Los altos ejecutivos a menudo tienen que aprobar los programas de reunión por encima de un determinado presupuesto o de un umbral de asistencia, retrasando aún más el proceso de aprobación.
Tarifas de grupo y sedes no tradicionales
Las tarifas de grupo son la cuarta tendencia. La incorporación de las tarifas del grupo en un programa de reuniones estratégicas es otra manera que los organizadores de eventos están buscando para optimizar los costes en 2014. Se espera que los precios de los hoteles y del aéreo para grupos de reuniones y eventos experimenten un ligero aumento en comparación con las tarifas de 2013. Cuando los organizadores de reuniones sean más conscientes de las ventajas de coste y flexibilidades relacionadas con estas tarifas, las tarifas de grupo se volverán más críticas en el proceso de planificación de reuniones.
Y por último, las sedes no tradicionales. Los organizadores de eventos encuestados para el American Express Meetings & Events Forecast de 2013 revelaron que estaban considerando más las sedes no tradicionales como lugares para reuniones, como destinos al aire libre, universidades y acuarios. Los resultados de la encuesta 2014 predicen tendencias similares con Europa y Asia que suponen un aumento del 2,5% en el uso de estas sedes alternativas. En América del Norte, se espera que el uso de las instalaciones no tradicionales aumenten como resultado de un deseo más fuerte por la elección de lugares que se consideran ‘de moda’ para eventos más promocionales.
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