Notilus es una herramienta completa que permite la gestión de los viajes, las notas de gastos y las facturas de proveedores. Una de sus características es la gestión de las solicitudes de viajes y de las reservas. Notilus permite registrar los perfiles viajeros y la política de viaje de la empresa, concebir las solicitudes de viajes y las reservas online, hacerlas validar a través de un workflow y de disponer de informes que integran los diferentes ejes analíticos deseados por las empresas. Esta solución integra funcionalidades que su predecesor, la solicitud de viaje en papel, no ofrecía.
Otra de sus funciones es la gestión de las notas de gastos. El software acelera, optimiza y automatiza la gestión de las notas de gastos. Las tareas manuales y fastidiosas asociadas con la nota de gasto son eliminadas. Además, el empleado entra fácilmente sus gastos, puede integrar los movimientos de su tarjeta corporativa, sigue en tiempo real el estado de sus notas y es reembolsado más rápidamente. A su vez, el superior jerárquico es informado por e-mail y aprueba en poco tiempo la nota de gasto, controlada antes por el sistema y enriquecida con más informaciones (escaneo del recibo, estadísticos, alertas, centros de costes…). Posteriormente, los departamentos administrativos (contabilidad o recursos humanos) validan los gastos gracias a una herramienta de control fiable y los registran en su sistema de información (sistema contable o recursos humanos) con un simple clic (integración automática vía interfaz).
Proveedores y ‘reporting’
Notilus también permite integrar los ficheros electrónicos de facturas de proveedores (agencias de viajes, compañías aéreas, renting de coches, hoteles, gasolineras…). Facilita y automatiza el tratamiento de las facturas de proveedores y garantiza el pago apropiado y rápido. Gracias a un workflow automatizado, el tratamiento de estas facturas es acelerado y simplificado.
Por último, los informes de Notilus ofrecen una visión global de 360 grados de los datos inherentes al viaje de negocios (por departamento, por persona, por centro de imputación, por tipos de prestaciones…). Son, además de una aplicación de control, una verdadera herramienta de ayuda a la decisión.
