El CEO de IACC, Mark Cooper, ha comentado que "los planificadores de reuniones están viendo su papel influido cada vez más por la tecnología, no sólo durante la propia reunión, sino también en la búsqueda y reserva de sedes, en cómo interactúan en el lugar y la forma en que se comunican después de la reunión". Cooper ha añadido que "el equilibrio entre la tecnología y las relaciones personales es muy interesante, con una necesidad de alcanzar un equilibrio entre los dos con el fin de planificar y ofrecer unos resultados de éxito para la reunión".
1. ¡Cuidado, ahí viene la Generación Y, los Millennials! Más fluidez en la tecnología, esta nueva generación es adicta a las redes sociales, es aún más consciente del medio ambiente que sus predecesores y tiene altas expectativas de conectividad, interactividad y de capacidad de influir y participar en el diálogo. Ellos saben cómo buscar una conexión Wi-Fi gratuita, y al entrar en el lugar de trabajo y comenzar a asistir a las reuniones, esperan que el Wi-Fi sea siempre libre y rápido.
2. Piense Socializar en lugar de Networking. Socializar en el trabajo solía estar mal visto, adquiriendo connotaciones un tanto negativas. Pero cada vez más, la socialización es vista como la construcción de relaciones y para las reuniones, las salas de conferencias deben fomentar una socialización relajada, proporcionando espacios de usos múltiples para que los conferenciantes se reúnan. ¡Resulta que los conferenciantes en realidad no hablan de negocios en estos ambientes acogedores!
3. ¡Cambie el estado de ánimo! Las salas de reunión han visto cambios de imagen radicales en términos de diseño, color y opciones de asientos creativas. Los nuevos avances en la tecnología han permitido a las venues y a los organizadores cambiar al instante el aspecto y la sensación de una sala de reuniones con un control de la iluminación ambiental con LED, muebles de alta tecnología y más.
4. ‘Geofence’ su conferencia. Importantes avances en la tecnología de aplicaciones basada en GPS, permite a los organizadores y sedes personalizar la bienvenida de un conferenciante y ofrecer otras notificaciones de alerta basadas en la ubicación a la llegada. Por ejemplo, una tarjeta de identificación se imprime cuando el delegado entra en la ‘geofence ’ (perímetros geográfico virtual), con una notificación enviada a través de la aplicación por su ubicación. Proporcionar información de ubicación útil y ayuda a la navegación, puede ayudar a los asistentes a orientarse y saber dónde quieren ir.
5. Networking en conferencias e intercambio de información. La evolución de la comunicación basada en las aplicaciones de dos vías, significa que, con el permiso del usuario, uno de los teléfonos inteligentes puede transmitir fácilmente información de contacto, perfiles de redes sociales, información específica de acceso a la sala de reuniones, preferencias en la comida y mucho más. La comunicación entre los asistentes se puede mejorar con las notificaciones, fotos y otra información acerca de quién está cerca. Considere el valor de las demostraciones automatizadas (videos, etc.) para los productos de expositores.
6. El cielo es el límite… ¡por ahora! Hemos visto un aumento dramático en el uso de drones en deportes extremos, y ahora los organizadores de reuniones están utilizando esta tecnología para capturar fotos creativas del evento y un mapa de la sede de las conferencias.
7. Los días del cable están contados. Justo cuando las sedes piensan que su caja de cargadores debajo del mostrador es actual y completa, la tecnología se mueve y nos acercamos a un único estándar para la tecnología de carga inalámbrica.
8. Conozca a su colega virtual. Hay momentos en que simplemente no se puede llegar a todo el mundo en el mismo lugar y al mismo tiempo. Por ello, los centros de conferencias han entendido esta situación y han instalado la tecnología suficiente para poder realizar reuniones virtuales, tanto de vídeo y audio como de softwares.
9. Los centros de conferencias dan la bienvenida a la tecnología StreetView. La tendencia hacia los organizadores de reuniones a tiempo parcial —puede ser un asistente ejecutivo, coordinador de marketing, representante de recursos humanos o de otro departamento— va en aumento. Hoy el organizador de eventos espera y exige más de las sedes, en cuanto a la evaluación de sus capacidades, para apoyar su reunión o evento. Cuando un organizador no puede llevar a cabo una inspección de la sede en persona, la tecnología está evolucionando rápidamente usando el concepto de Google StreetView para proporcionar valiosos recorridos virtuales de la sede.
10. La compra de reuniones ‘online’. Cada vez más clientes están utilizando la web como su principal herramienta para la toma de decisiones de compra. Una sede miembro de IACC informó recientemente que el 70% de sus nuevos negocios llega a través de las actividades de búsqueda online y espera que ese número crezca. Las sedes que serán las más exitosas en la captura de este negocio tendrán ‘sitios’ web que sirvan no sólo como folletos de marketing, sino como la principal herramienta para sus clientes para planificar, reservar, comprar y comprometerse con ellos para su próxima reunión.
