"La actividad de los viajes de empresa se ha complicado exponencialmente tanto para los gestores como para los proveedores", afirma la Asociación, destacando la bajada de las comisiones aéreas, la aparición del fenómeno del ‘bajo coste’, tanto en aerolíneas como en hoteles o compañías de alquiler de coches, y factores externos como la popularización de Internet o la crisis económica mundial que han afectado a la actividad del gestor de viajes.
Ante estos cambios, la AEGVE señala que se hace necesario "profesionalizar la gestión de los viajes de empresa, tanto desde la parte compradora como de la vendedora". Para ello, ha detectado "tres grandes retos" con el objetivo de poder ahorrar en los costes de los viajes de negocios.
En primer lugar, la Asociación afirma que el gestor de viajes tiene que estar informado en tiempo real y, por tanto, tener conocimiento de lo que pasa en el mercado. En segundo lugar, la formación específica sobre los viajes de empresa. Y el tercero es la creación de redes de contacto, ya que "las ofertas de los mercados de amplían y aumentan potencialmente los interlocutores".
En cuanto a la formación, a la que AEGVE otorga una gran importancia en la actualidad, la Asociación destaca en primer lugar la tecnología, que "en muchos casos es una gran aliada en la gestión de los viajes de empresa, pero también puede ser una trampa". También destaca que hay que elegir las herramientas que mejor se ajusten al perfil de consumo de cada empresa para conseguir "una gestión eficiente en el día a día".
Las tecnologías aplicadas al travel manager, como comenta la Asociación, no solo implican herramientas de autorreserva en las que se accede a las tarifas tradicionales y web, sino que también existen otras internas que le permitirán crear informes de gestión y la revisión del programa de viajes de la empresa "en busca del tan ansiado ahorro", con información anterior y posterior al viaje.
Más utilidades tecnológicas
Otras herramientas tecnológicas permiten la localización de los viajeros durante su viaje, un servicio muy utilizado "especialmente en caso de gestión de crisis y permite, entre otras funcionalidades, localizar y contactar con un viajero en caso de necesidad". También existen herramientas para la gestión de los gastos del viaje, con el objetivo de controlar "de forma eficiente" todos los gastos y automatizar un proceso "basado en documentos de papel".
La AEGVE apunta también hacia una formación multidisciplinar. "Pensando en las estructuras organizativas matriciales de las empresas actuales, los viajes disfrutan de una función transversal interactuando con la mayoría de los departamentos", señala la Asociación. Departamentos de compras, financiero y de recursos humanos participan ahora en la política de viajes de las empresas, por lo que "el gestor de viajes tiene el reto de adecuar su discurso a los diferentes interlocutores con los que se relaciona, que puede llegar a ser hasta la alta dirección". Hay que incorporar "la capacidad de vender internamente", añade.
Por último, la Asociación destaca la formación en la gestión del programa de viajes orientada al ahorro de costes. "Este objetivo se conseguiría más fácilmente si se está formado sobre las variables que condicional los precios de los diferentes proveedores", afirma la AEGVE, poniendo como ejemplo las tarifas aéreas, las ventajas y desventajas de la videoconferencia o la estructura de costes de las agencias de viajes.
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