Expensya, software de gestión de gastos corporativos, ha publicado cinco pasos «imprescindibles» para mejorar este proceso. «La gestión de notas de gastos supone un desembolso importante para las empresas, sin embargo, determinar el coste que implica la administración de dichas notas no siempre es sencillo, por entrar en juego diversos elementos como, los gastos realizados, el tiempo empleado o el capital humano movilizado. Por tanto, no hay duda, detrás del famoso informe de gastos se esconde un coste real que no puede ser desatendido», afirma el CEO de la compañía, Karim Jouini.
En este sentido, Jouini destaca que «conocer cómo gestionar las notas de gastos de una manera adecuada puede ayudar a las empresas a administrar mejor dicha partida, pero, sobre todo, a reducir costes y a obtener mayores beneficios«. Así, Expensya recomienda a las empresas realizar cinco tareas.
En primer lugar, automatizar la aplicación de la política de gestión de gastos. La implantación o establecimiento de una política de gastos automatizada, clara y concisa y que, además, sea conocida y comprendida por todos los empleados que participan en dichos gastos, permitirá evitar desembolsos no justificados, asegurando un mejor control de los mismos.
El segundo paso es realizar un mejor análisis de las notas de gastos empresariales. Una solución de gestión de gastos permite conocer y revisar los gastos de los empleados, optimizando el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, es posible dar un paso más, apostando por una solución de gestión de gastos inteligente que, gracias a un módulo de Business Intelligence, agrupa en un panel interactivo todos los datos de los cargos de los empleados. Con este tipo de información se puede supervisar de cerca los gastos del negocio, identificar tendencias, facilitar la toma de decisiones e, incluso, utilizarla para realizar análisis predictivos, reducir costes y ajustar la política de gastos.
El tercer paso es mejorar el control y eliminar los pasos tediosos. La gestión de las notas de gastos a través de una solución dedicada permite un mayor control de los pasos intermedios que consumen mucho tiempo. Efectivamente, existen errores inevitables en este proceso, tales como introducción de un gasto duplicado o, incluso, el cálculo del IVA (local, intracomunitario) que pueden resultar muy complejos. Una solución de gestión automatizada de tarifas detecta los duplicados y avisa de su presencia, automatiza el cálculo y la recuperación del IVA, e inclusive detecta la tasa turística.
Los dos últimos pasos
El cuarto paso es reducir el coste del archivo de la documentación. Todas las empresas están obligadas a archivar sus documentos contables y fiscales. Un estudio reciente de Expensya revela que, de media, el coste anual del archivo físico es de unos 2.000 euros. Con la digitalización certificada de documentos, las empresas pueden olvidarse de las copias en papel y el archivo físico. La copia digital de los documentos digitalizados utilizando una solución homologada tienen la misma validez legal que la original.
Por último, ahorrar tiempo invertido en la creación de notas de gastos. Hoy en día, la tecnología debe tender a facilitar los procesos de negocios de cualquier empresa. Una solución inteligente de gestión de gastos, gracias al reconocimiento inteligente de facturas a partir de una imagen, simplifica la entrada y creación de notas de gastos, reduciendo hasta un 80% el tiempo que los empleados destinan para ello.
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