La Oficina de Congresos de Madrid, organismo sin fines lucrativos, fue creada por el Ayuntamiento de la ciudad con la colaboración de un grupo de empresas del sector, públicas y privadas, con los objetivos de promover Madrid como ciudad de encuentros, nacionales e internacionales, y facilitar técnica e institucionalmente su celebración. Desde 2008, la oficina es un departamento de la empresa Municipal de Promoción de Madrid y, en la actualidad, agrupa a 185 asociados. La oficina de Congresos de Madrid se pone a disposición de todas aquellas asociaciones, colectivos y empresas que deseen celebrar su reunión o viaje de incentivo en Madrid, ayudándolas a que sean un éxito.
Entre sus funciones, el Madrid Convention Bureau presenta candidaturas apoyándose en documentación técnica adaptada a cada necesidad, colaborando en los gastos necesarios para la captación de congresos; organiza visitas de inspección a Madrid para mostrar, de forma detallada, la oferta de la ciudad a los organizadores (cubriendo los gastos de que aquéllas se deriven); proporciona información sobre la ciudad; facilita los contactos con los prestatarios de los servicios más idóneos en cada caso; apoya la difusión del encuentro (por medio de materiales expresamente diseñados para ello: carteles, folletos, vídeo, pantallas electrónicas); y da la bienvenida oficial a los congresistas, así como entrega documentación turística sobre Madrid a los participantes.
Características de la Caja Mágica
El recinto de la Caja Mágica, gestionado por la empresa municipal Madrid Espacios y Congresos, es un centro multifuncional diseñado por el arquitecto Dominique Perrault que, situado en el Parque Lineal del Manzanares, en un espacio de 17 hectáreas que incluye grandes zonas ajardinadas. Dentro de su configuración incluye un estadio para 12.000 personas y otros dos para 3.500 y 2.500 espectadores. Además, dispone de 11 pistas de tenis indoor y otras 16 pistas al aire libre. El diseño y distribución de este espacio permite la realización de eventos de todo tipo, además de deportivos, como grandes congresos, presentaciones, espectáculos o convenciones.
Madrid Caja Mágica es el edificio principal del complejo deportivo, cuya función fundamental es la de acoger la celebración de torneos internacionales de tenis y otros eventos admitiendo además, dado su carácter multiuso, la práctica deportiva de otras disciplinas de campo pequeño, así como la celebración de eventos extradeportivos. Presenta una planta casi cuadrada de dimensiones 159,90 metros por 167,10 metros, y 35 metros de altura, conteniendo en su interior tres pistas, y los locales necesarios para cubrir el programa de necesidades que demanda los eventos a celebrar en su interior.
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