El presente artículo tiene como propósito definir y explicar el concepto de Arquitectura de Reuniones, así como perfilar los próximos pasos que conducirán a la creación de una nueva disciplina o profesión dentro de la industria de los eventos y que aumentarán el valor que los actores interesados obtengan de su inversión en las reuniones.
En la primera parte del presente artículo se define y se explica el concepto de Arquitectura de Reuniones, situándolo en el contexto de la Gestión de Reuniones en general. En la segunda parte se aborda cómo desarrollar e implementar la Arquitectura de Reuniones, inicialmente mediante el diseño a este fin de un proyecto internacional, a saber, el Proyecto de Arquitectura de Reuniones 2011.
Desde el principio hasta el final del presente artículo se utiliza el término ‘reunión’ para referirse a cualquier concurrencia de 10 o más personas que dure al menos medio día, incluyendo por tanto los que se suelen denominar eventos, conferencias, incentivos, exhibiciones, convenciones, seminarios, y así sucesivamente.
El Manifiesto
Creemos que:
1. Las reuniones tienen la posibilidad de crear bastante más valor para los actores interesados mediante un formato y unos contenidos mejor diseñados.
2. Las reuniones proporcionan valor a los actores interesados a través de las acciones de los participantes y están, por lo tanto, diseñadas para reforzar o modificar la conducta de los mismos.
3. La Arquitectura de Reuniones es una tarea que implica el diseño de la experiencia, los contenidos, el formato y el contexto de una reunión, a fin de facilitar el refuerzo o cambio conductual deseado de los participantes y así proporcionar mayor valor a los actores interesados.
4. El Arquitecto de Reuniones no crea la reunión solo. Los profesionales de la logística de reuniones son especialistas que se aseguran de que todos los aspectos operativos y logísticos se ejecutan a la perfección y al menor coste posible. El papel que desempeñan es igual de importante y hay que desarrollar aún más sus habilidades profesionales.
5. Para aprovechar al máximo el potencial de la Arquitectura de Reuniones, todos los profesionales del sector necesitan aunar fuerzas, anteponiendo el interés común del Sector a los intereses de las asociaciones individuales u otros actores interesados. Sólo se puede generar un impacto global significativo si se comparte y se colabora.
6. Hace falta una enseñanza superior reconocida y consistente, además de una apuesta por la formación profesional por parte de las organizaciones del Sector, para aprovechar al máximo el potencial de la Arquitectura de Reuniones.
7. Creemos que es necesario establecer un proyecto global de dos años de duración con el objetivo de sentar las bases conceptuales, organizacionales y financieras para la implementación a largo plazo de la Arquitectura de Reuniones como disciplina reconocida de la Gestión de Reuniones.
Traducción por Event Planner Spain.
