El estudio apunta que muchas de las reuniones realizadas fuera de la oficina se podrían haber celebrado por videoconferencia de forma eficaz y sin problemas. Otra parte de los encuestados destaca también el estrés que se deriva tras perderse acontecimientos familiares importantes como cumpleaños o aniversarios a causa del trabajo y los consiguientes viajes.
El estudio realizado por Coleman Parkes Research en nombre de Polycom Inc desvela el motivo de la paradoja a cerca de los viajes de negocios, y es que aproximadamente la mitad de los vuelos domésticos de corta distancia están destinados a ejecutivos que asisten a reuniones de trabajo ‘habituales’, reuniones que podrían ser sustituidas por videoconferencias, y que supondrían un coste menor. Además, la comunicación se haría en menos tiempo, con menos interrupciones y sin causar ningún tipo de estrés familiar. Además, el estudio desvela que un sorprendente número de empresas (40%) no han implementado aún sistemas de videoconferencias, sistemas que en opinión de los encuestados son mucho más rentables en cuanto a tiempo y dinero para la empresa.
Uno de las empresas que realiza este método es la cervecera Heineken, que está aprovechando las soluciones de viodeconferencia de Polycom para reducir el número de desplazamientos por negocios y aumentar la productividad. El consejero tecnológico del departamento global de tecnología y procesos empresariales de Heineken, Ed Kroes, destaca que "como organización mundial operativa las 24 horas del día, Heineken trabaja en equipo constantemente en procesos de producción, lanzamiento de nuevos productos y operaciones", y que "gracias a las soluciones de voz y videoconferencia ha mejorado notablemente la eficacia de nuestras reuniones. Consecuencia directa de ello es la considerable reducción de los gastos por desplazamientos y el aumento de la productividad de los empleados.
Base del estudio
Durante los meses de enero y febrero de 2011, Coleman Parkes realizó un sondeo entre 400 directivos de alto nivel de toda Europa. Se centraron en ejecutivos que viajan con cierta frecuencia por motivos de trabajo. Las principales conclusiones que se extrageron de esta encuesta fueron que la mitad de los vuelos domésticos de corta distancia está destinado a ejecutivos que asisten a reuniones de trabajo habituales. Un 33% de ellos pone en duda la eficacia y el grado de beneficio para su empresa con los viajes de negocios. Otro tercio de ellos reconoce que muchas de las reuniones a las que asisten en persona se podrían celebrar por videoconferencia. Esta es una de las principales conclusiones que ha llevado a cabo el estudio, es decir, la sustitución de algunos viajes para comunicarse por este nuevo dispositivo tecnológico. La mita de los encuestados opina que su empresa ahorraría bastante si se utilizara este dispositivo.
Los directores de las compañías participantes en el estudio realizaron una media de entre siete y ocho vuelos domésticos por motivo de trabajo y de entre seis y siete vuelos internacionales durante el año 2010. Estos ejecutivos pasaron una media de 13 días fuera de la oficina debido a los vuelos domésticos, y prácticamente un tercio de ellos pasó tres semanas fuera de la oficina en viajes de negocio. Por otro lado, un 25% de los encuestados dice sentirse extresado por los viajes en avión, y además, uno de cada diez se habría perdido un aniversario de boda o el cumpleaños de su hijo.
Al destacar el contraste entre este descenso de la rentabilidad de los viajes de negocios y el aumento de los mismos, así como el grado de insatisfacción por parte de los ejecutivos con el actual modelo intensivo de viajes para asistir a reuniones, el estudio revela la necesidad de afrontar este problema desde otro enfoque mejor. Las soluciones de videoconferencia y la telepresencia que sugiere Polycom mejoraría la productividad y reduciría los gastos por viajes, las posibles interrupciones y el estrés derivado de todo ello. El estudio sugiere que las empresas obtendrían importantes ventajas poniendo como solución la videoconferencia.
