En este sentido, debe tratarse de un sistema dinámico e interactivo que actualice su información con los datos que diariamente proporcionan las entidades bancarias.
Un programa "10" de tesorería deberá incluir además, funcionalidades específicas que faciliten el control de los cobros y los pagos, automatizando todas las tareas administrativas relacionadas con los mismos. Si adicionalmente el sistema permite optimizar la relación del establecimiento con la Administración Pública, gestionando de manera eficiente y proactiva el pago de sus impuestos, el beneficio se extiende más allá.
De forma más concreta, las empresas hoteleras que utilicen una solución tecnológica para gestionar su tesorería, mejorarán en:
1. Seguridad en la contabilización de los cobros y pagos: Herramientas para automatizar la contabilización de los cobros y pagos cuando son conocidos, adelantándose a la recepción de los extractos bancarios. Se utilizan los propios registros contables y previsiones como fuente de información más fiable, contrastados con acciones de terceros (clientes, proveedores, bancos,…)
2. Ahorro de tiempo: Conciliación de las cuentas bancarias automáticamente a partir de la información contenida en ficheros con la norma 43 de la Asociación Española de Banca Privada (AEB). Además, ante una auditoría se podrá obtener toda la información inmediatamente, incluyendo la justificación de las diferencias, a cualquier fecha, entre los saldos en contabilidad y los proporcionados por el banco.
3. Previsión de saldos: Las posiciones en las distintas cuentas bancarias, tanto a fecha de operación como de valor, se podrán obtener considerando la información contable, las previsiones de ingresos y pagos, disponibilidad de cuentas de crédito, etc.
4. Trazabilidad de los documentos de cobro y pago: Se podrá relacionar y seguir la pista de los documentos que justifican una operación comercial de compra/venta: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, asientos, documentos de cobro pago, histórico de las situaciones de los documentos de cobro pago, etc.
5. Planificación presupuestaria: Se podrá definir libremente las partidas sujetas a control presupuestario y manejarlas a un nivel de planificación, comparándolas con las previsiones conocidas y con las realizaciones. La generación y modificación de sus presupuestos podrán ser automatizados en base a criterios lógicos.
