Para ayudar a que los viajeros de empresa hagan frente de forma eficaz a esta situación, CWT recomienda que quienes tengan dificultades para volver a sus casas y tengan billetes, deberán ponerse en contacto con la oficina de CWT en la que reservaron su viaje. Asimismo, tendrán que comunicarse con la oficina local de su aerolínea para facilitar información de contacto y se les pueda decir la disponibilidad de vuelos de última hora.
"Todos los cambios del estado y/o de la ubicación del viajero deberán ser comunicados al gestor de viajes de su propia empresa, a CWT y a la aerolínea", explica la compañía, subrayando que es "fundamental estar listo para acudir al aeropuerto con poco aviso previo". Asimismo, debe contarse con tiempo adicional para la facturación y se aconseja que los viajeros sin billete se pongan en contacto con su aerolínea antes de ir al aeropuerto.
"Los intentos independientes realizados para llegar a su destino tal vez necesiten la aprobación previa de su jefe", asegura CWT, reiterando que se puede crear una red de apoyo y aliviar el estrés viajando con compañeros cuando sea posible. Entre otras de las recomendaciones para viajeros, la compañía asegura que quienes "viajen con un visado que caduque antes de su regreso a casa deberán ponerse en contacto con la embajada local de su país para obtener asistencia", y quienes "estén alojados en un hotel, pero que todavía no tengan un vuelo u otro medio de viaje para regresar de sus destinos, no deberán dejar su hotel hasta que cuenten con un itinerario de viaje confirmado".
Consejos para los gestores de viaje
Para los gestores de viaje CWT recomienda que deben permanecer en contacto regular con los viajeros con problemas para volver a sus casas mediante llamadas por conferencia al menos una vez al día. También les aconseja utilizar el e-mail y el envío de mensajes instantáneos y mantenerse informados, así como los viajeros, tanto en la intranet de su empresa como en la página pública de CWT (http://www.netvibes.com/carlsonwagonlit).
Asimismo, informa que lo agentes deben "aumentar los límites de crédito de los viajeros y abrir o ajustar los códigos de comercio para que éstos cuenten con los recursos adicionales necesarios para poder cubrir la ampliación de tiempo de alojamiento, las dietas y realizar otras compras necesarias". Igualmente, sería de ayuda "animar a los viajeros a que utilicen herramientas corporativas de reserva en línea para reservar los próximos viajes rutinarios con el fin de dejar las líneas telefónicas de CWT abiertas para los viajeros con dificultades para volver a casa o tengan necesidades urgentes".
Para paliar la frustración "debe informarse a los viajeros que tal vez les resulte difícil hacer nuevas reservas en los próximos días, ya que las aerolíneas recolocan sus aviones y su personal y los aviones se llenan rápidamente", explica la compañía. Asimismo, aconseja a los agentes de viajes que si se cancela un vuelo, deberá recordarse a los viajeros que cancelen también el hotel, así como fomentar la organización de reuniones virtuales para que la actividad de su empresa no se pare.
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