Para la planificación del evento basta con que los organizadores introduzcan el número de asistentes, su ubicación y las fechas en las que se celebrará la reunión. Con esta información, CWT Meeting Optimizer genera una lista de destinos en todo el mundo, salas de telepresencia incluidas, para que los organizadores puedan elegir el lugar más adecuado para celebrar la reunión.
"Gracias a la gran cantidad de datos que CWT maneja, más de 14 millones de transacciones hoteleras y 34 millones de transacciones aéreas, CWT Meeting Optimizer es capaz de comparar de manera instantánea 2.000 destinos en todo el mundo para encontrar la opción más pertinente y eficiente desde el punto de vista de los costes", señalan sus responsables. Para comprobar este ahorro, CWT calculó en 2011 el coste de 15 reuniones internacionales ficticias organizadas sin utilizar herramientas de planificación y más tarde realizó una estimación y una comparativa del coste de las mismas reuniones, pero esta vez planificadas utilizando CWT Meeting Optimizer, con lo que concluyó que se hubiera podido ahorrar un 25%.
Mayores ahorros
Las empresas gastan casi un 1,5% de sus ingresos anuales en reuniones y eventos y, sin embargo, esta partida es muy difícil de rastrear ya que las reuniones no siempre son gestionadas de manera centralizada, según un estudio llevado a cabo por el CWT Travel Management Institute. "Gracias a CWT Meeting Optimizer, la organización de reuniones pasa a ser un componente más del programa de viajes de las empresas, ya que la herramienta está disponible a través de la interfaz para clientes CWT Portal", explican sus responsables.
CWT Meeting Optimizer utiliza tecnología de nueva generación y un algoritmo en trámites de ser patentado. En los próximos meses se añadirán nuevas funcionalidades. CWT estará presente en la feria IMEX 2012 que se celebrará en Frankfurt del 22 al 24 de mayo.
