En el estudio se especifica que las empresas pueden reducir en un 8% los gastos totales de los viajes con una política de viajes bien definida y con normas claras. Adicionalmente, pueden ahorrar un 12% llevando a cabo mejores prácticas para el cumplimiento de esa política por parte del viajero.
La primera acción que deben realizar las empresas para conseguir estos ahorros es la reserva anticipada de los billetes de avión, ya que aquellas reservas que se hacen al menos dos semanas antes de la fecha de inicio del viaje, llevan en ocasiones descuentos de hasta el 50%. Asimismo, utilizar las tarifas aéreas restringidas pueden supone un ahorro del 24%.
Por otro lado, si se recurre a proveedores preferentes, los costes totales suelen ser inferiores que si se busca distintas empresas. En este sentido, el estudio marca un 23% de ahorro en el caso de los billetes de avión y entre un 5% y un 14% en los hoteles, dependiendo de la categoría del establecimiento.
Además, determinar el confort del viajero en la política de viajes y su cumplimiento es otra de las acciones que fija CWT. Es decir, establecer, por ejemplo, la clase de billete aéreo o la categoría del hotel. Por último, utilizar los canales de reservas preferentes, tanto online como offline con la empresa de gestión de viajes. Este uso puede suponer unos precios más bajos, proveedores habituales, mejora de los servicios y seguridad para el viajero.
Recomendación de buenas prácticas
En la segunda parte del estudio, CWT propone una serie de recomendaciones para la creación de una política de viajes y su cumplimiento. Entre ellas, está el implicar al equipo de gestión en el proceso de organización para que respalden y promociones la política de viajes, su cumplimiento y ofrezcan su opinión al respecto. También el facilitar al viajero directrices claras y comprensibles con el objetivo de que esas normas tienen que ser cumplidas y no una mera recomendación.
Estandarizar la política de viajes a nivel regional y global para reducir costes es otra de las recomendaciones. Además, CWT sugiere fomentar el uso de la política dándola a conocer y ofreciendo una formación, realizar un seguimiento del progreso y adoptar medidas correctoras en caso de que exista algún tipo de incumplimiento.
Por último, aconseja comparar el rendimiento del sector en términos de diseño de políticas y comportamientos de los viajeros con el fin de garantizar que la política de la empresa sigue siendo válida.
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