El 75% de los viajeros considera que la experiencia es fundamental en su desarrollo profesional
Sin embargo, organizar un viaje de negocios puede resultar una experiencia tan emocionante como desafiante, sobre todo si es la primera vez que uno se enfrenta a ella. Y es que, aunque según un estudio de la Global Business Travel Association el 75% de los viajeros de negocios considera que estas experiencias son esenciales para el desarrollo profesional, su planificación conlleva tiempo y esfuerzo para encontrar las mejores alternativas de transporte y alojamiento.
«A la hora de organizar nuestro primer viaje de negocios, una técnica sencilla es dividirlo en tres momentos: antes, durante y después del viaje», explica Alice Brancaleoni, head of service de BizAway. «De esta forma, podemos detallar qué gestiones se tienen que hacer en cada momento, siempre teniendo en cuenta si estamos preparados para desempeñar nuestra actividad en el destino en plenas condiciones».
Tres etapas
Para garantizar el éxito del viaje, es importante anticiparse a cualquier necesidad, no solo reservando vuelos y hoteles sino también revisando el itinerario, confirmando horarios y ubicaciones de las reuniones, y haciendo una lista de contactos clave. Esto incluye comprobar que toda la documentación está en orden, pues según datos de la Fundación AON, el 52% de los viajeros de negocios se enfrenta a problemas relacionados con la documentación o los trámites previos al viaje, lo que resalta la importancia de esta preparación.
Ya durante el viaje, hay que tener en cuenta que el tiempo es el recurso más valioso, por lo que conviene organizar la agenda de manera que el trabajador pueda cumplir con todas sus obligaciones sin estrés. Asís es importante priorizar las reuniones y actividades según su importancia y dejar margen para imprevistos, siempre teniendo en cuenta factores como el jet lag y los tiempos de traslado para asegurar la puntualidad en todos los compromisos. Además, es un buen momento para aprovechar a fortalecer las relaciones profesionales, llevando tarjetas de presentación, manteniendo una actitud profesional y siguiendo los contactos obtenidos con correos o mensajes en LinkedIn.
Una vez concluido el viaje, no obstante, la cosa no ha terminado. Es conveniente realizar una evaluación de lo que ha funcionado y lo que no, consolidar las relaciones generadas durante el viaje y reconocer los objetivos cumplidos y aspectos de mejora. Como expone la CWT, el 40% de los viajeros de negocios no realiza un seguimiento adecuado después de un viaje, lo que puede llevar a la pérdida de oportunidades valiosas y al estancamiento en la creación de relaciones comerciales.
«Los viajes de negocios presentan una gran cantidad de desafíos, pero cada uno de ellos es también una oportunidad para crecer y aprender. Ponerte en manos de profesionales te dará garantías de afrontar tu primer viaje de negocios con éxito y te permitirá centrarte solo en lo importante: sacar tu mejor versión en el trabajo. Y es que, al final del día, los viajes de negocios son experiencias que, si se gestionan bien, enriquecen tu vida profesional y personal para seguir creciendo», concluye Brancaleoni.
