El departamento de Investigación de CWT ha realizado el estudio porque considera que las cifras en los presupuestos (el gasto de hotel representa de media el 40% aproximadamente del total de los viajes corporativos) "se calculan a la baja y se gestionan incorrectamente".
Para el vicepresidente de CWT, Christophe Renard, "la complejidad del mercado hotelero dificulta especialmente la optimización del gasto relacionado sin un enfoque metódico, pero ésta puede superarse si las empresas aplican un programa de gestión adecuada".
Este programa^, que "significa ahorro", se divide en siete pasos "interdependientes". Así, el primero trata de consolidar datos porque para evaluar el coste total de la estancia se necesitan cifras precisas y globales que ofrezcan un desglose de las tarifas de habitación y gastos adicionales.
En segundo lugar, se trata de entender las necesidades y el comportamiento de los viajeros, debido a que al contrario de lo que se cree, éstos dan más importancia a la proximidad de un hotel a su lugar de trabajo que a la categoría del mismo". De esta forma, se ha establecido una categorización de cuatro tipos de clientes según diferentes necesidades de servicios: clientes exigentes (32%), buscadores de comodidad (25%), viajeros pragmáticos (9%) y clientes flexibles (34%).
El tercer paso se fundamenta en el diseño de una política eficaz, ya que una política clara y global fomenta su cumplimiento. Para ello, es "obligatorio utilizar hoteles y canales de reserva preferentes. El estudio muestra que al reservar a través de la empresa de gestión de viajes se utilizan más preferentes, así como tarifas mas bajas (18%-21%) en comparación con otros canales de reserva como los centros de llamada y los ‘sitios’ web de los hoteles.
Acuerdo negociado preferente
En cuarto lugar, las empresas deben negociar un acuerdo hotelero preferente cuando el gasto sea de 10.000 dólares en un determinado establecimiento, al igual que se puede ahorrar introduciendo en el programa de optimización hoteles de categoría inferior que satisfagan las necesidades los viajeros.
A continuación, hay que negociar eficazmente, debido a que los acuerdos individuales tienden a generar un mayor ahorro que aquellos realizados con las cadenas hoteleras, que ofrecen un descuento porcentual uniforme de la mejor tarifa disponible en todos los establecimientos de estas.
El sexto paso es mejorar el cumplimiento de la política de viajes por parte de los viajeros. En este sentido, los viajeros y los gestores especializados deberán contar con un fácil acceso a la lista de hoteles preferentes, así como a una herramienta de reserva en línea corporativa de uso sencillo.
Finalmente, hay que realizar un seguimiento del rendimiento en términos de diseño de programa, contratación, cumplimiento de los viajeros y rendimiento hotelero. El estudio destaca la "importancia" de las auditorías de la carga de tarifas del sistema de distribución global, ya que suelen producirse errores.
