La primera recomendación es la definición de una política de gastos completa, que incluya, por ejemplo, aspectos como el kilometraje, la normas de los distintos gastos, el tratamiento de los tiques o los viajes internacionales. A continuación, en el marco de la simplicidad que tiene que seguir cualquier política, Captio pone el foco en las aprobaciones previa. Así, pedir estas aprobaciones puede «reducir enormemente» el exceder el gasto autorizado.
Los gastos deben guardar relación con la actividad empresarial y tienen que estar debidamente justificados
Un factor importante es establecer un plan de auditorías de gastos para identificar aquellos gastos que se consideran fraudulentos o no pertinentes. Entre las recomendaciones en este ámbito, la plataforma señala que los gastos deben guardar relación con la actividad empresarial, deben comunicarse sin demora, tienen que estar debidamente justificados y que los gastos pagados en exceso se tienen que devolver en un plazo oportuno. También destaca la necesidad de poner en marcha un programa de tarjetas bancarias corporativas. Con ello, los empleados tendrán mayor comodidad durante su viaje y se mejora en el control de costes.
La automatización de la gestión de gastos es clave para las empresas y viajeros. El proceso manual requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo de varios profesionales, con lo que su coste es mayor que en un proceso automático: 23,98 euros frente a 6,17 euros, respectivamente, según Captio. El proceso automático, por ejemplo, detecta gastos que no son conformes a la política de la empresa o, por otro lado, se pueden hacer gastos personales con una tarjeta corporativa que posteriormente se deducirán de las cantidades de reembolso.
Otras recomendaciones
Otros de los aspectos que destaca la plataforma es documentar de forma clara el proceso de aprobación. En este sentido, Captio señala que el proceso tiene que estar bien definido para el titular del gasto y para el aprobador en cuanto a límites, asignaciones, delegación de aprobaciones y otros estándares. En cuanto a las auditorías, la plataforma recomienda estudiar una parte representativa del total, no todo en su conjunto.
Por otro lado, Captio indica que hay que facilitar el viaje a los empleados y dotarle de herramientas que les permitan tomar buenas decisiones. Así, para facilitar el seguimiento de los gastos, los viajeros deberían emitir un informe de gastos por viaje, una función que la automatización facilitaría en segundos; o por ejemplo, emitir tarjetas bancarias corporativas para los empleados que viajan con más frecuencia para reducir el fraude.
Por último, Captio cree necesaria la implantación de una plataforma de gestión de gastos automatizada que sustituye la importante inversión en intervención humana, reduce gastos y aumenta la eficacia operativa. Además, destaca que hay que sacar provecho a la experiencia propia utilizando la analítica y los informe de business intelligence (datos).
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