En cuanto a la accesibilidad, Sarce afirma que estas herramientas deben facilitar la accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil, es decir, deben permitir el inicio de una solicitud, en cualquier momento, adjuntar una factura o proceder a una aprobación. Asimismo, deben ofrecer al empleado la posibilidad de subir cualquier documentación vinculada al gasto de su viaje al repositorio central corporativo o bien, a la nube, desde donde posteriormente se pueda continuar con la tramitación.
Por otro parte, las organizaciones demandan herramientas de reporting que permitan aprovechar los beneficios de este tipo de aplicaciones participando con distintos roles, de forma que impulse una gestión digitalizada y centralizada de los gastos de viaje en la que puedan intervenir distintos perfiles de empleados pertenecientes, a su vez, a diferentes departamentos o áreas de la compañía.
El director de Sarce España, Joaquín Lasheras, señala que «la capacidad de hacer analíticas sobre los gastos, las comparativas presupuestarias para analizar desviaciones, los indicadores de rendimiento de las inversiones en viajes son herramientas muy potentes para las áreas de negocio y financieras, que les permiten tomar decisiones incluso más allá de sus políticas de gastos de viaje. La fijación de estos conceptos es básica para poder automatizar procesos, como aprobaciones o rechazos de solicitudes de gastos por falta de rentabilidad en el destino al que van dirigidos o de partidas que los soporten».
Beneficios para otros departamentos
Para el departamento de administración de las empresas estas herramientas son valiosas porque permiten automatizar la gestión de las compensaciones de IVA, el registro automático de estos gastos en la contabilidad general, el control de los techos de gasto o la importación de movimientos de pagos electrónicos; los administrativos la utilizarán para controlar las notas de gastos, directamente contra los tickets digitalizados, realizar los reembolsos de estas o conciliar gastos con pagos electrónicos.
También el director de recursos humanos puede apoyarse en este tipo de aplicativos para gestionar la política de viajes y gastos integrándola con su sistema, mientras que el director financiero puede gestionar la solicitud de anticipos de dinero y los cambios y divisas. Paralelamente, el controller puede realizar con ella el reporting sobre el business travel, tanto cuantitativo como cualitativo. Y si es el caso, también puede ser la base para que el director de logística pueda administrar las flotas de vehículos empresariales.
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