El seminario ‘¿Qué es importante / expectativas durante un evento a nivel hotelero?’ participaron el responsable de Formación de MPI (organizador), Félix Albarrán, la travel manager y responsable de Reuniones de los Laboratorios Lilly, Mayte Sabone, el director de Ventas Global para España y Portugal de Intercontinental Hotels Group, Tino Gatto, el corporate planner para la región EMEA de SAP Global Events, José Luis Lanchas, y un gran número de profesionales asistentes que colaboraron ofreciendo sus opiniones.
En las primeras intervenciones se señalaron los criterios por los que los organizadores de reuniones eligen un hotel para celebrar un evento. Algunos que mencionaron fueron el que tenga una relación con los objetivos de la reunión, la ubicación del establecimiento en función del número de asistentes, la relación presupuesto – precio del hotel, el número y tamaño de salas y, por supuesto aunque se da por hecho, el equipamiento, el servicio y la profesionalidad.
Por su parte, desde el punto de vista de los hoteles, indicaron que ante todos estos criterios que pueden cumplirlos, a lo mejor, ellos no pueden aceptar esa reunión porque no son los mismos objetivos los que tienen unos, como hoteles, y los otros, como organizadores. Por ejemplo, para un hotel le vendría mejor el que pudieran entrar el domingo por la noche y celebrar la reunión durante la semana, que hacerlo en el fin de semana. Por eso reclamaron una mayor flexibilidad por parte de los organizadores, aunque éstos reconocieron que muchas veces obedecen a unas fechas y días determinados debido a la naturaleza de los asistentes.
Mayor tiempo para la organización
Por otro lado, ambas partes coincidieron en la necesidad de que haya una mayor planificación de las reuniones para que exista un mayor tiempo para su organización. Del mismo modo, los hoteles necesitan saber toda la información de la reunión —que la mayoría de las veces no la conocen— para que, junto con los organizadores, puedan celebrar un evento que consiga los objetivos por los que se ha llevado a cabo.
Los organizadores también reclamaron la existencia de un único interlocutor por parte del hotel, desde que se empieza a entablar negociaciones hasta que ha terminado el evento, ya que muchas veces se encuentran con demasiados interlocutores. Ante esta situación, muchos hoteles ya han incorporado la figura de un conference manager para que coordine todas las necesidades de los organizadores.
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