La Asociación ha señalado que, aunque la crisis ha hecho que muchas empresas hayan restringido ya el gasto en desplazamientos de negocio, "una buena estrategia de viajes puede presentar aún más oportunidades para reducir costes". Éstas son algunas de las conclusiones de la Guía Técnica para la Contratación de Servicios de Viajes de Empresa que ha editado la entidad y que ofrece pautas para gestionar los viajes de empresa y dotarlos de valor añadido.
"La política de viajes de la compañía debe definir claramente cuándo es adecuado viajar, cuántas personas deben hacerlo para el mismo objetivo y cuándo otras alternativas, como la videoconferencia, pueden ser más interesantes", ha indicado la Asociación. La guía menciona que "una mayor concienciación de los costes en las organizaciones puede, incluso, estimular el programa de viajes pese al momento económico que atraviesan muchas empresas, ya que hará más visible el retorno económico del desplazamiento".
Cinco áreas de ahorro
Así, Aerce ha definido cinco áreas en las que los gestores de viajes pueden ahorrar costes. La primera de ellas está relacionada con las reservas aéreas. Para evitar que se dispare el gasto aéreo, Aerce recomienda hacer las reservas con suficiente antelación, utilizar plataformas de reserva que tengan en cuenta aerolíneas de ‘bajo coste’ y las ofertas de Internet de las compañías aéreas, y definir los tipos de servicios que se quieren ofrecer al viajero. Además, recomienda tener en cuenta el tren como alternativa más económica.
Como segundo factor a tener en cuenta, la guía aconseja utilizar tarifas con restricciones en los medios de transporte y alojamientos, por ejemplo, aquellas que sólo permiten cambios hasta un determinado momento o que limitan los servicios que recibe el viajero. El uso de proveedores preferentes es otro segmento en el que las empresas pueden ahorrar. Aerce recomienda tener una cartera propia de proveedores con los que se trabaje frecuentemente y con los que se puedan negociar condiciones referentes para optimizar el gasto. En el caso de los hoteles, se podría negociar con las cadenas de forma local, acordar tarifas planas para establecer un precio límite en la tarifa corporativa o incluir extras como el acceso a Internet.
Asimismo, la guía recomienda tener en cuenta la consideración del confort del viajero para hacer los viajes más eficientes, de forma que se le ofrezca comodidad pero sin renunciar a precios asequibles. Como quinto factor de ahorro, la Asociación enumera el uso de los canales de reserva más adecuados para la política de viajes de la empresa, bien sea a través de una agencia o utilizando herramientas tecnológicas.
Tendencias en los viajes de empresa
Aerce ha afirmado que los viajes de negocios de los próximos años estarán marcados por una búsqueda continua de la eficiencia, el ahorro de costes y una gestión integrada de todas las fases de estos desplazamientos. "Las empresas cuidarán más el gasto, pero no renunciarán a los viajes de su personal, ya que para quienes los hacen constituyen una parte fundamental de su estrategia de negocio", ha comentado la entidad.
Además, la Asociación ha añadido que en los próximos años prevalecerá el control de los costes, para lo que será necesario que todas las fases de los viajes se gestionen de forma eficaz, desde el análisis previo de las necesidades de la empresa al plantearse el desplazamiento hasta el seguimiento de la consecución de los objetivos del viaje. "El trabajo estrecho del gestor de viajes con el departamento de compras de su empresa dará lugar a sinergias, ya que así convergerá el conocimiento del mercado turístico con la aplicación de pautas de gestión del gasto acordes con la línea estratégica de la empresa", ha finalizado.
Detalles de la guía
Aerce ha publicado la tercera edición de la Guía Técnica para la Contratación de Servicios de Viajes de Empresa para dar pautas al gestor de viajes y al comprador sobre cómo organizar y gestionar de forma eficiente todas las vertientes de un viaje de negocios. La guía incluye novedades legislativas y nuevas tendencias que se deben tener en cuenta a la hora de organizar los desplazamientos, como las derivadas del desarrollo de las líneas de tren de alta velocidad, el acuerdo del Cielo Único Europeo, o el uso de nuevas tecnologías para la búsqueda, contratación y control de los viajes.
Asimismo, explica cómo ahorrar costes en estos traslados, qué métodos de pago pueden usar los viajeros en el destino o qué modelos de contratación se deben aplicar en función de la frecuencia y la modalidad de viaje que suela hacer la empresa. La guía atiende también a otros aspectos que se deben contemplar para velar por el bienestar y la comodidad del viajero, como los factores que se deben tener en cuenta por las medidas de seguridad que se aplican en aeropuertos, seguros de viaje o centros de asistencia 24 horas.
