En el caso del catering, explica Picatoste, es comprensible que el palacio tenga exclusividad ya que "por ejemplo, no es fácil que se puedan compartir cocinas, vajillas, entre otras cosas, con personas extrañas", aunque deberían "dejar abierta la posibilidad de que el organizador aporte el suyo, auque sea abonando un canon a la empresa que está en exclusiva". Lo mismo pasa con los equipamientos audiovisuales, los cuales "deben ser manejados por los mismos equipos humanos, aunque se necesita que dispongan de materiales adicionales que no siempre se encuentran entre los que son del palacio".
Sin embargo, en el área de azafatas y personal como montadores, entre otros, "no son en absoluto comprensibles", ya que "esas son responsabilidades que un organizador debe aportar según su estilo y no es de recibo que te vengan impuestas", asegura el presidente de OPC La Rioja. "En cualquier caso, aunque entiendo las razones de mercado y comerciales, los palacios deberían no intervenir tanto en los servicios en exclusiva", recalca.
Respecto a las instalaciones, Picatoste considera que los palacios de congresos deberían tener un buen dimensionamiento, en función de las necesidades previstas en la ciudad, así como flexibilidad y polivalencia de los espacios a través de posibles modulaciones, acceso eléctrico desde cualquier punto del palacio y comunicaciones, cobertura, banda ancha y Wi-Fi (imprescindible) tanto o más que los puntos de acceso eléctrico. Asimismo, cree que el edificio debería ser próximo al centro de la ciudad, tener espacios para los equipos de trabajo de organización (secretarías, almacenes, vestuarios, entre otros) y "sobre todo, un equipo humano entregado y siempre dispuesto a solucionar los requerimientos y problemas del organizador y usuario, en vez de provocarlos".
En cuanto a los servicios, el presidente de OPC La Rioja destaca las infraestructuras congresuales que ofrezcan un catering dispuesto a adaptarse a las necesidades del perfil del congresista y con carta de precios para todos los niveles. Asimismo, que tengan coberturas TIC (Telefonía móvil, Banda Ancha, Wi-Fi, entre otras), así como "facilidades para horarios de montaje y desmontaje en ocasiones imposibles".
Sostenibilidad en los eventos
"La responsabilidad principal para hacer eventos sostenibles recae no tanto en el palacio de congresos como en el organizador", apunta Picatoste, señalando que "poco a poco nos vamos educando todos en esa materia". En lo que a las instalaciones se refiere, asegura que "prácticamente todos los palacios disponen de los medios y los ponen a nuestra disposición para hacer eventos responsables en la sostenibilidad".
De los palacios de congresos existentes en La Rioja, ninguno de sus responsables ha pedido opinión a los OPC a la hora de diseñar y proyectar el edificio, "a pesar de que se les ofreció", asegura Picatoste. "En el caso del Palacio de Congresos (que no en el recinto ferial), tuvimos la suerte de que su primer director técnico conocía bastante bien el Sector y se hizo con bastante criterio, pero nos hubiese gustado haber hecho algunas sugerencias", recalca, subrayando que "es necesaria la opinión de los profesionales, ya que somos los que luego, en el día a día, nos encontramos los problemas que, de habernos consultado, simplemente no existirían".
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