Entre las cosas que sí hay que hacer, el lugar del evento. El espacio debe ser singular y atrevido. Una buena iluminación puede crear un ambiente memorable e incluso personalizable a nivel de branding. Además, la ubicación ha de ser céntrica, un hub de conexiones con los transportes públicos, el AVE y el aeropuerto.
Instalaciones tecnológicas. Sólo sobrevivirán aquellos espacios multifuncionales que cuenten con la tecnología como aliada. Una recepción con control de acceso digital, unas pantallas digitales en la puerta de acceso con contenido audiovisual personalizado con la imagen corporativa de la empresa y conexión Wi-Fi o Conference Concierge ayudarán al público a interactuar con la empresa de una manera más dinámica e incitará a compartirlo en streaming.
Gastronomía. Poder interactuar con los invitados y hacer networking mientras se degusta la mejor gastronomía es un plus. La tendencia finger food sigue en auge, sobre todo cuanto más creativa se presente, y permitirá a los asistentes disfrutar de los mejores platos de un restaurante en miniatura mientras conversan con sus colegas. Además, para finalizar la jornada, se recomienda acabar con una charla distendida con un cóctel.
Keyspeakers influencers. La selección de un ponente adecuado hará que se incremente la asistencia de público y ayudará a construir una sólida imagen de marca. Este influencer, a su vez, amplificará el mensaje a través de sus canales profesionales, su red de contactos y sus propias redes sociales.
Los asistentes. Contactar de una forma personalizada con los asistentes creará un vínculo previo con la marca y ofrecer la opción de una preinscripción anticipada tipo ‘early bird’ le dará exclusividad al evento. Además, atenderles durante el acto facilitándoles todas las comodidades aumentará su grado de satisfacción final hacia el evento y la empresa organizadora.
Por el contrario, entre las cosas que se han de evitar, están los costes extra. Planificar todas las partidas de presupuesto con antelación evitará tener que afrontar gastos imprevistos en el último momento, como el welcome drink o el coffee break, la ampliación del caudal de Wi-Fi, la consigna de maletas, un delivery en las habitaciones, el parking o las necesidades de material audiovisual.
No improvisar. En un evento, dejar algo al azar casi nunca es buena idea. Una cosa es implementar un brainstorming y otra muy diferente hacer salir a hablar a un asistente sin previo aviso. Error. En el caso de que algo se saliera del guión, la flexibilidad y disponibilidad del personal de la sede ante los imprevistos, será clave a la hora de solventarlos.
No cumplir con los timings. A los asistentes les gusta siempre tener la sensación de que todo está bajo control. Además, todo tiene que tener una duración concreta. Por ejemplo, un discurso excesivamente largo, aparte de aburrir al público, perderá fuerza. Ceñirse a los horarios es muy importante y en muchas ocasiones, lo bueno, si breve, dos veces bueno. Una buena opción es valerse de pantallas digitales para proyectar la agenda del día y así no desviarse del planing.
No ser creativo. Un evento tiene como objetivo sorprender, crear una experiencia única. Introducir dinámicas de co-creación ayudarán a darle forma a la jornada, al igual que acompañarse del equipo adecuado que aporte ideas. A veces hay que hacer un brainstorming y dejar volar la imaginación.
No realizar un seguimiento después del evento. Uno de los fallos más comunes y que hay que tener en cuenta es hacerse con el feedback, algo vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos, implementando ciertas mejoras y perfeccionando la relación con los que acudieron. A su vez, es imprescindible hacer extensible ese feedback al centro donde se haya realizado el evento.
