AR Hotels destaca también tener muy en cuenta la fase de planificación y, para ello, indica que los promotores de los eventos sociales tienen que plantearse una serie de preguntas:
¿Cuándo será el evento?
La fecha de un evento marca toda la planificación del mismo, por eso es lo primero que hay que definir. A partir de tener claro el día o días comenzará la cuenta atrás. Por ello hay que pensar concienzudamente la fecha, ya que no puede ser la primera que nos venga a la mente. Hay que tener en cuenta una serie de indicadores para acertar:
– Saber si es temporada alta o baja. No es lo mismo hacer un evento en primavera que en invierno.
– Consultar con los involucrados cuándo es el mejor momento para ellos.
– Reflexionar en qué época o mes es posible que asista más gente.
– Calcular el timing para la agenda de ese día.
¿Dónde será el evento?
Con las fechas del acto claras será el momento de ponerse a buscar lugares donde celebrarlo. Para ello, también hay que tener en cuenta una serie de aspectos:
– Definir si va a ser un evento en exteriores o en interior.
– Estudiar la distancia del sitio con el lugar de procedencia de la mayoría de los invitados.
– Comprobar si existe una buena red de transportes (tren, avión, taxis, etc.).
– En el caso de ser en un lugar lejano, ver las posibilidades de hospedaje para los invitados.
– Disponibilidad de los hoteles de la zona durante las fechas del acto.
¿Cómo será el evento?
En este punto de la organización llega el grueso del trabajo, ya que entran en escena muchos aspectos y en ellos juega un papel importante el protocolo:
– Invitados: Definir el perfil mayoritario de los invitados (edad, lugar de procedencia, sexo, trabajo…). Con esta información se pueden segmentar las actividades para que todo el mundo se encuentre agusto y en su ‘zona de confort’.
– Confirmación: Solicitar confirmaciones de asistencia a los invitados nos ahorrará quebraderos de cabeza, ya que sabremos exactamente cuánta gente va a venir y reservaremos las plazas exactas para todas las actividades que se realicen.
– Temática: Dependiendo del tipo de evento social que se celebre se podrá definir una temática o no. Por ejemplo, en las bodas no es necesario definir un tema, en cambio en una fiesta de cumpleaños o un aniversario establecer una temática daría mucho juego para la organización del mismo.
– Banquete: Fijar un tipo de banquete para el acto. Por ejemplo, si se quiere hacer algo informal lo mejor es optar por un cóctel en el que la gente come de pie y puede relacionarse con todo el mundo. Si es una acto más formal, lo mejor es decantarse por una cena de gala con las mesas y los sitios preestablecidos y con un menú seleccionado con anterioridad.
– Participantes: Precisar quienes van a formar parte del evento de manera activa. Es decir, si alguien va a dar un discurso, si hay alguna actuación musical o de otro tipo, si va a celebrarse algún tipo de ceremonia (en el caso de bautizos, comuniones, bodas…), etc.
– Instalaciones: Requisitos necesarios para la celebración del evento, es decir, todo lo relacionado con el equipamiento (iluminación, sonido, sistema de grabación, proyector, fotógrafo, servicio de recogida y transporte, reserva de plazas de aparcamiento, etc.).
– Comunicación: Evaluar en función del evento el tipo de comunicación que vamos a hacer. En el caso de actos íntimos y privados se suelen emplear las típicas invitaciones personalizadas, mientras que en el caso de eventos más amplios se puede hacer una convocatoria mediante redes sociales.
– Decoración: Pensar el tipo de atrezzo que se va a necesitar para adornar el lugar del evento. ¿Hace falta contar con los servicios de una floristería?, ¿hay que contratar a un interiorista? Son preguntas que deben estudiarse con tiempo suficiente.
Por último, AR Hotels & Resorts destaca que, tras plantearse estas tres cuestiones, sería necesario plantearse si se necesita la ayuda de un profesional, ya sea un organizador de eventos o el profesionales especializado con los que cuentan las sedes.
