El estudio de Sarce —realizado sobre un universo de 580 empresas con más de 100 empleados y con una facturación superior a los 50 millones de euros, multisectoriales y de todo el ámbito español— destaca que el 60% de las empresas afirma que sus sistema de control es «claramente mejorable». Además, tan solo un 33,5% asegura contar con herramientas adaptadas a los dispositivos móviles, «lo que ralentiza y dificulta la gestión en tiempo real para una gran mayoría», comenta la compañía italiana.
Lo más importante es la gestión sencilla de las notas de gastos
Sobre las ventajas que aportan los sistemas de gestión de viajes y notas de gastos, la más importante según el estudio es la gestión sencilla de las notas de gastos (48%) y la autorización de los viajes (37%). Más lejos se sitúan la contabilidad analítica por proyectos o clientes (11%) y la liquidación de las notas de gastos (4%).
Sarce afirma que identificar y reducir costes de forma eficaz y sostenible es el objetivo de cualquier empresa para ser más rentables, por eso señala que una forma sencilla de reducir los costes «es optimizar los procesos de gestión, y las soluciones para la gestión de los viajes y notas de gastos sin duda lo son, no sólo porque permiten un ahorro de costes sino porque también reducen el tiempo empleado«.
Permiten la reducción de los gastos
De esta opinión es el 77% de las empresas consultadas, que destacan como factor importante para el uso de estas aplicaciones, que permiten la reducción de los gastos. El 83% asegura también que es de vital importancia el control y la gestión eficaz de los gastos de viajes y notas de gastos debido al sector en el que desarrollan su actividad.
Sencillez en la gestión
El estudio también refleja que el 56% de las empresas españolas son de la opinión de que la utilización de las herramientas de gestión facilita la autorización de los viajes. En cuanto a la gestión y el control de anticipos, el 69% de las empresas manifiesta no realizarla de forma automática, sino estudiar caso por caso. Sin embargo, un 78% manifiesta como principal razón para usar esta herramientas, la gestión sencilla de las notas de gastos. «Esta sencillez implica un menor coste de gestión de los gastos y un menor tiempo empleado en la misma», asegura Sarce.
Es importante el cálculo del IVA recuperable y no recuperable
Por otro lado, cerca del 50% de los encuestados cree positiva o muy positiva la capacidad de distribuir los gastos por proyectos y clientes, al utilizar una solución de gestión de gastos. También y para el mismo porcentaje, es importante el cálculo del IVA recuperable y no recuperable según la normativa vigente, lo que facilita a nivel contable obtener la información de forma sencilla y segura.
Los últimos datos de el estudio destacan que el 78% de las empresas afirman que trabajar con soluciones de gestión de gastos de viaje permite controlar el techo de gastos de una forma fehaciente y exacta. Además, el 90% dedica esfuerzos a que sus empleados tengan claras las reglas de las políticas de viaje, frente a sólo un 10% que no lo hace. Y el 54% de las empresas encuestadas considera necesaria la utilización de soluciones especializadas que permitan la gestión y control de las notas de gastos y de los gastos de viaje.
Noticias relacionadas
