Los beneficios clave de un programa de gestión estratégica de reuniones son, según destaca el estudio, una mayor transparencia del gasto, una reducción de los costes, un cumplimiento mejorado, una mitigación del riesgo y, en última instancia, una mejora de la efectividad de las reuniones y eventos.
Impulsando el éxito de la gestión estratégica de reuniones subraya, apoyándose en estudios tanto cuantitativos como cualitativos, los beneficios obvios de los programas de gestión estratégica de reuniones. No obstante, también indica que el mercado sigue adoleciendo de inmadurez. Más de la mitad de los encuestados para la realización de este estudio declaró haber conseguido ahorrar un 10% gracias a su programa de gestión estratégica de reuniones y un 17% adicional dijo ahorrar más de un 15%.
Los beneficios de un programa de gestión estratégica de reuniones son, entre otros, una reducción de costes y una mejora en la efectividad de los eventos
El estudio revela que son muchos los factores que constituyen un programa de gestión estratégica de reuniones, algo que hace que cada uno sea único. Existe la percepción de que la falta de estandarización se debe a que la gestión estratégica de reuniones es compleja. No obstante, los programas de gestión estratégica de reuniones son, en última instancia, flexibles y personalizables para adaptarse a los requerimientos específicos de cada compañía. Más del 60% de los encuestados externaliza un elemento de su programa de gestión estratégica de reuniones, ya sea el apoyo táctico o los servicios de consultoría, por ejemplo, lo que ayuda a allanar el camino hacia el éxito.
La directora sénior de Estrategia y Soluciones Globales de Gestión Estratégica de Reuniones de CWT Meetings & Events, Kari Wendel, ha señalado que «lo que hemos visto es que prácticamente todos los que tienen en macha un programa de gestión estratégica de reuniones opinan que su programa es exitoso. Todos los expertos coinciden en afirmar que un programa de gestión estratégica de reuniones no tiene por qué ser complicado y que el retorno del mismo puede notarse muy rápidamente».
«El consejo que se destila de nuestro estudio es que, si estás empezando, hay que simplificar y mantenerse enfocado en la estrategia: la implementación táctica no tardará en llegar. No hay que ser muy ambicioso al principio. Es mejor demostrar el valor para luego crecer. La clave más importante radica en identificar de forma temprana a tus grupos de interés y conseguir su apoyo», ha añadido Wendel.
Implementar un programa de gestión
Si bien existen diversos componentes en la gestión estratégica de reuniones, las estrategias comienzan típicamente por centralizar el aprovisionamiento y la contratación de los proveedores hoteleros. Aquí es donde se materializan mayormente la transparencia de los costes y los ahorros. El estudio indica que la transparencia de los costes y su reducción son vistas como la métrica más importante a la hora de evaluar el éxito, seguida de la satisfacción de los asistentes y patrocinadores y del cumplimiento de las normativas.
Una de las principales barreras a la hora de implementar un programa de gestión estratégica de reuniones es el volumen: un número significativo de los encuestados declaró no celebrar suficientes reuniones para justificar la puesta en marcha de un programa, no obstante, las empresas pueden notar los beneficios con un gasto en reuniones de tan solo un millón de dólares al año. Más de un 70% de los encuestados que cuenta con un programa está buscando extenderlo, demostrando claramente el valor de los programas de gestión estratégica de reuniones.
La vicepresidenta de CWT Meetings & Events, Cindy Fisher, ha comentado que «también hemos explorado cómo será el futuro y hemos visto que los programas de gestión estratégica de reuniones se integrarán con los programas de marketing y eventos. La constante consolidación de la industria también va a tener un impacto. Los grandes grupos hoteleros, por ejemplo, harán que sea difícil para las empresas sin un enfoque estratégico negociar buenas tarifas o incluso, quizá, asegurar espacios. Lo que es innegable es que contar con un programa de gestión estratégica de reuniones se está convirtiendo rápidamente en una necesidad».
