La entidad señala que los datos de gastos de viaje son de gran ayuda para establecer una serie de acciones relacionadas con la gestión de los viajes corporativos. Por ejemplo, con estos datos el departamento financiero de las empresas pueden elaborar los presupuestos de viaje para el año siguiente, tanto a nivel de empresa como de departamento, tipo de servicio y empleado.
Así, la empresa puede detectar los gastos concretos efectuados por tipo de servicio en aerolíneas, hoteles, coches de alquiler, tren, service fees de la agencia y demás partidas de gasto. Si los datos incluyen los números de empleado, los centros de coste o el departamento de cada gasto, esto ayudará a hacerse una idea de los gastos incurridos, clasificados según los tipos de referencia mencionados.
Asimismo, una información detallada de los pagos es indispensable para la conciliación de éstos con las facturas o los recibos suministrados por los proveedores. También, gracias a la información es posible controlar y restringir el comportamiento de gasto de diferentes centros de coste, proyectos, puestos, empleados o cualquier otro criterio que quiera establecer la empresa.
Diners Club también hace referencia al departamento de compras de las empresas. Las tablas y gráficos que se pueden crear en base a los gastos de viaje muestran sus movimientos y sirven para explicar su evolución. Estos informes, presentados a nivel interno, dan una mayor visibilidad al departamento de Travel Management dentro de la empresa. Además, una buena calidad de datos sirve como base para negociar tarifas especiales para la empresa con los diferentes proveedores de viaje, ya que reflejan los gastos realizados con el proveedor en cuestión, en el periodo seleccionado y detallando los destinos o itinerarios más utilizados.
Diferentes fuentes de información
Al gestionar los viajes, la empresa tiene a su disposición un número considerable de fuentes de información que le pueden proporcionar datos acerca de sus viajes: agencias, herramientas de autorreservas, proveedores del servicio, proveedores de pago, sistemas de liquidación de gastos y sistemas contables. Diners Club detalla que la información que recibe la empresa debe ser estructurada para sacar el mayor partido posible y este procedimiento está en función del destinatario.
La definición de KPIs permite cuantificar el grado de cumplimiento de los objetivos
La situación idónea es contar con una sola plataforma de información que integre los datos generados por las diferentes fuentes. Así, tanto la Dirección, los jefes de departamento, los viajeros y los responsables del departamento de viajes podrán extraer información importante para su actividad laboral a través de los datos de viaje. Para poder sacar partido a los datos obtenidos de los diferentes proveedores de servicio, hace falta trabajar con KPIs (Key Performance Indicators), en los que los indicadores clave de desempeño son mediciones utilizadas para cuantificar el grado de cumplimiento de los objetivos.
Una vez establecidos los KPIs, estos son de gran valor para el travel manager, que en base a ellos puede explicar la evolución de los gastos, comprobar hasta qué punto se están aplicando las políticas de viaje y analizar cuáles son las medidas que se pueden llevar a cabo, con el fin de aplicar políticas más eficientes en términos de reservas de vuelos o de ahorro de costes.
Mejorar la experiencia del viajero
Para el travel manager, los datos no solamente sirven para controlar o negociar. Los datos que le proporcionan sus proveedores también pueden ayudar a dar un mejor servicio a su cliente interno: el viajero de empresa. Por ejemplo, los datos de viaje pueden secundar el análisis del riesgo y la seguridad de los viajeros, en el sentido de valorar cuántos viajeros viajan con qué frecuencia a qué países de alto riesgo y por consiguiente precisan de un plan de contingencia específico.
La automatización de la gestión controla la correcta contabilización de los gastos y facturas
Otra vertiente es la integración de los datos de gasto en los sistemas de las empresas, lo que permite la automatización de los procesos de liquidación de gastos y su contabilización. Lo más habitual es la integración de los gastos aportados en los informes de las tarjetas de crédito. El viajero encuentra los gastos que ha efectuado y que se le han asignado, en el sistema de liquidación de gastos y solamente tiene que confirmar que estos gastos son correctos para poder liquidar los mismos.
Además, para la empresa, esta automatización también lleva consigo el poder prescindir del papel y pasar a un proceso en el que solamente se manejen ficheros. A continuación, los gastos confirmados pueden pasar al sistema contable para conciliarse con las facturas integradas también a través de un fichero electrónico automatizado. Cualquier operación que esté facturada, pero no liquidada o viceversa, saltará como operación no conciliada en el sistema contable permitiendo analizar si se trata de un error por parte de alguno de los proveedores o si falta algún tipo de documento para justificar el gasto. Con esta medida se controla la correcta contabilización de los gastos y facturas.
En el White Paper de Diners Club también se hace referencia a las nuevas metodologías de información que ayudan a medir la satisfacción de los viajeros y que permitirán ofrecer a cada usuario un servicio a la medida sin exceder el presupuesto.
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