El estudio ‘Meeting Room of the Future‘ de 2019, realizado a través de una serie de encuestas realizadas a más de 250 organizadores de eventos de todo el mundo, señala como factor prioritario en la planificación de reuniones la generación de experiencias en los asistentes. De hecho, un 85% de los encuestados afirma que su enfoque está puesto en este aspecto y se traduce en nuevos formatos, sesiones de trabajo o actividades, la implantación de tecnología, nuevos elementos físicos en las sedes y algunos aspectos sobre la alimentación.
El enfoque en la creación de experiencias va aumentado cada año
El enfoque en la creación de experiencias va aumentado cada año y se piensa que seguirá esta línea de crecimiento en el futuro debido a la entrada de nuevas generaciones en la industria. Los organizadores de eventos señalan que estos nuevos delegados dan más importancia, por este orden, a la integración de las nuevas tecnologías, la creación de una experiencia general en el evento, más interacción y colaboración por parte de los asistentes, sesiones más cortas y rápidas que reemplazan a las presentaciones de formato largo, y más creatividad. Asimismo, los organizadores también resaltan la importancia de trabajar en la educación de los delegados y en el networking, dos elementos que serán las base para medir el retorno de la inversión.
En cuanto a la elección de la sede, el informe destaca como importante su ubicación y la facilidad de acceso, su equipamiento tecnológico, la disposición de Internet de banda ancha de calidad, una buena iluminación y una buena acústica en las salas. También es importante, como se ha dicho, su trabajo en la generación de experiencias, así como la flexibilidad de sus espacios y los entornos de networking. Otro aspecto que cada vez está creciendo más es su estrategia de sostenibilidad y prácticas éticas.
Preocupación en el Sector
Existe una preocupación creciente de los organizadores por la oferta de alimentación y bebidas de las sedes. Por un lado, se muestran preocupados por la política de gestión de los desperdicios y, por otro lado, por la disposición de una oferta gastronómica que satisfaga todas las necesidades dietéticas. Asimismo, solicitan un mayor conocimiento del personal sobre la composición de los ingredientes y posibles alérgenos, así como un etiquetado detallado de ingredientes en los buffets.
Otra tema que preocupa al Sector es la ciberseguridad. Con el cada vez mayor uso de la tecnología en los eventos, un 76% de los encuestados manifiesta estar preocupado por la ciberseguridad. Asimismo, un 27% cree que este factor será una de las principales prioridades en los próximos años. El reto, según el informe está en mejorar la seguridad cibernética sin disminuir la facilidad de uso de la tecnología.
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