Radisson Hotel Group defiende una transformación en la organización de los eventos del sector sanitario, apostando por un modelo más estratégico que contribuya a mejorar el intercambio científico, la toma de decisiones y los resultados en salud. Así lo recoge un informe elaborado tras la celebración del Radisson Hotel Group Knowledge Exchange: Healthcare Planning, Design and Strategy Summit, celebrado en Florencia, donde 75 expertos de la industria farmacéutica, agencias especializadas y empresas de producción de eventos analizaron la evolución de este tipo de encuentros.

Las conclusiones del documento reflejan que las reuniones sanitarias están dejando de concebirse como eventos puntuales para convertirse en herramientas de comunicación estratégica que requieren un diseño estructurado, metodologías de evaluación y procesos de mejora continua. Durante dos jornadas, los participantes trabajaron en sesiones colaborativas y talleres orientados a desarrollar herramientas prácticas y replicables para mejorar la eficacia de estos encuentros y facilitar la toma de decisiones.

Según el informe, el diseño de reuniones en el ámbito de la salud se está consolidando como una disciplina específica, impulsada por el aumento de las exigencias regulatorias, la participación de múltiples actores y una mayor complejidad organizativa. En este contexto, las organizaciones apuestan por metodologías comunes y sistemas de medición que permitan optimizar la planificación, el cumplimiento normativo y la experiencia de todos los participantes.

El estudio también destaca la evolución del papel de los organizadores de eventos sanitarios, que pasan de desempeñar una función principalmente logística a asumir un rol estratégico. Los expertos reunidos en Florencia coincidieron en que muchas de las ineficiencias actuales no se deben a problemas de ejecución, sino a procesos de decisión fragmentados, por lo que consideran necesario mejorar la coordinación entre equipos e implicar antes a los responsables de planificación.

Más claves

Otro de los aspectos analizados fue la incorporación de la inteligencia artificial. Aunque su grado de adopción es elevado, el informe concluye que la tecnología, por sí sola, no resolverá los principales retos del sector. El verdadero desafío consiste en integrarla dentro de procesos de trabajo coherentes, modelos sólidos de gobernanza y sistemas eficaces de toma de decisiones. Además, identifica la fragmentación organizativa como uno de los principales obstáculos, ya que entre el 40 % y el 60 % del tiempo de planificación sigue destinándose a tareas que no generan valor.

Para avanzar hacia una gestión más eficiente, Radisson Hotel Group propone la aplicación de metodologías como Lean Six Sigma y Agile Sprint, además del desarrollo del Meeting Flow Efficiency Ratio (MFER), un marco diseñado para medir el equilibrio entre las actividades que aportan valor y el tiempo invertido en tareas reactivas. El objetivo es optimizar los flujos de trabajo, reducir ineficiencias y mejorar la coordinación entre los distintos grupos implicados en la planificación.

El informe concluye que el futuro de las reuniones del sector sanitario dependerá de la capacidad de las organizaciones para combinar metodologías contrastadas, una coordinación más inteligente y un diseño estratégico de los encuentros. Con este enfoque, Radisson Hotel Group busca impulsar la profesionalización del diseño de reuniones sanitarias y consolidar un modelo basado en experiencias más eficaces, medibles y orientadas a generar un impacto real tanto para los profesionales como para los pacientes.