El Grupo Pacífico destaca la importancia que están ganando las small meetings en la actualidad, cada vez más numerosas y que aportan «un valor real», según la compañía. «No creemos que sea una moda pasajera, ya que está muy implantada, aceptada y creemos que es necesaria», añade. Por esta razón, Eva Jordana y Javier Alpuente, senior project managers de Pacífico, ofrecen una serie de recomendaciones para que las small meetings tengan éxito.
En primer lugar, sobre la ubicación de la reunión, señalan que el espacio elegido debe estar bien situado, donde su accesibilidad sea fácil y que la sala sea amplia y cómoda. Respecto al tema de la reunión, éste tiene que ser concreto y de interés común para los asistentes para que no tengan duda en asistir. En tercer lugar, los organizadores han de identificar bien a los participantes e invitarles con tiempo para que puedan organizarse. Asimismo, tiene que existir un timming detallado y que se cumpla sin alargarse en charlas. Por último, ponen el foco en la restauración, indicando que si es necesaria debe ser rápida y no muy pesada con un formato que permita seguir debatiendo sobre el asunto de la reunión.
Las small meetings son «eventos de pequeño formato»
Jordana y Alpuente definen las small meetings como «eventos de pequeño formato en los que en la mayoría de ocasiones se realizan con clientes locales que tienen sus características propias». Los senior project managers de Pacífico detallan algunas características de las small meetings, entre ellas, señalan que son reuniones con un reducido número de asistentes, que demandan pocos servicios de desplazamientos, tienen menores costes, son de menor duración y están enfocadas a un producto del cliente muy específico o un tema concreto.
Herramientas de la empresa
Eva Jordana y Javier Alpuente explican que «al tratarse de reuniones de pequeño formato, muy seguidas y con un gran número de smalls al mes, Grupo Pacífico ha adaptado una herramienta online donde los clientes pueden solicitar los small meetings y se puede gestionar un mayor número de reuniones. Estas herramientas hacen que seamos más ágiles y rápidos, tanto en solicitarlos como en obtener respuesta». Por otro lado, «se ha formado a especialistas del Sector para llevar este tipo de eventos, donde tienen que ser rápidos en ejecución sin olvidar nunca el buen servicio», aseguran Jordana y Alpuente.
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